För många teams i Microsoft Teams?

Microsoft Teams har hjälpt många organisationer och medarbetare men det kan också bli något av en administrativ mardröm efter ett tag. Ett av de största problemen med Teams är att mängden teams och kanaler ofta ökar dramatiskt – med en mängd problem som följd. Här är konsekvenserna och hur du kan göra annorlunda.

Många organisationer tvingades till ett snabbt införande av Microsoft Teams våren 2020. Andra har inställningen att medarbetarna får göra som de vill i Teams. Det här har lett till att många idag har utmaningar.

Fem problem med en vildvuxen Teamsstruktur

Det kan verka som en bra idé att göra det enkelt för användarna att skapa nya kanaler för samarbete. I praktiken uppkommer dock en rad problem. Här är några:

1. Oordning

Det blir ofta väldigt många teams och kanaler där många har liten eller ingen aktivitet. Det finns dessutom överlapp som gör att det blir svårt för användarna att veta när de ska använda vad.

2. Duplicerat innehåll

När det finns många olika ställen där innehåll kan läggas så dupliceras samma innehåll till flera olika platser. Det blir svår att hitta och veta vilken version av ett dokument som är rätt. När användarna inte hittar det de söker tenderar de att skapa nya versioner av innehåll.

3. Skugg-IT

När det är svårt att hitta och använda ett verktyg så ökar risken att användarna börjar använda icke-sanktionerade och mindre säkra externa system för exempelvis fildelning.

4. Datasäkerhetsrisker

Om det inte finns någon styrning och nya teams ständigt skapas så kan du inte se till att rätt personer har tillgång till känslig information. Det här utsätter din organisation för interna datarisker som missbruk av data, stöld och oavsiktlig delning.

5. Lägre användning

Ovanstående utmaningar tar mycket tid från användarna och leder ofta till frustration. I sin tur kan detta göra att de överger Teams till förmån för andra sätt att samarbeta.

Tips för bättre styrning av Teams

En förutsättning för att Teams ska kunna fungera som ett effektivt samverkansverktyg är att det finns styrning. Ledningen behöver ta ansvar för att sätta en informationsstruktur, bestämma regler för användningen och utbilda personalen.

Här är några tips:

• Besluta var Teams ska ligga i organisationen, vem som har huvudansvaret.
• Låt inte vem som helst skapa teams i Teams utan utse ”super-users” och be IT justera inställningarna så att det bara är vissa personer som har vissa rättigheter.
• Sätt en grundstruktur: Bestäm er definition av vad som är ett team och vad som är en kanal, sätt behörighetsgrupper och bestäm hur ni ska namnge teams och kanaler.
• Sätt regler och principer för användningen av Teams.
• Utbilda och coacha så att medarbetarna blir trygga i att använda Teams.
• Samverka med IT och ta input från användarna.
• Sätt en policy för livscykelhantering. Du kan skapa regelverk i Teams som gör så att till exempel teams som ingen använt på 90 dagar arkiveras.

Samarbete och genomtänkt informationsstruktur

För att Microsoft Teams ska fortsätta att fungera som ett effektivt samarbetsverktyg behöver ledning, IT och användare samverka. En bra informationsstruktur är grunden till ordning och reda. Regler, policys, utbildning och inställningar bidrar sedan till att ni kan bibehålla strukturen över tid.