IT-kostnader: Har vi rätt kostnader för vår IT?

I dessa osäkra tider är det många företag som ser över sina kostnader, inte minst inom IT. Det finns ofta möjligheter för kostnadsbesparingar, speciellt för mindre bolag. I den här bloggposten lyfter vi fram ett sätt att optimera IT-kostnader som ligger bortom det uppenbara.

I dialoger med kunder och andra märker jag av en hel del osäkerhet just nu. Risken för ekonomiska problem är verklig, beslut tar extra lång tid och många ser över sina kostnader.

Relaterat till IT får vi många frågor om just kostnader. Har vi rätt kostnader för vår IT? Behöver vi den IT vi har? Kan vi göra på något annat sätt för att spara pengar?

Det korta svaret, om du är kund till oss, är att du kan känna dig trygg med att ni redan har rätt kostnader för er IT. Men läs vidare! Det finns nämligen möjligheter att slimma IT-kostnaderna, på företagsnivå, som många missar.

Koordinering – en förbisedd kostnadsbesparare

Det första som kommer i åtanke vad gäller kostnadsbesparingar inom IT är normalt hårdvara, licenser och hosting, samt att man har rätt nivå för t.ex. säkerhet, backup och återställning.

En bra IT-leverantör ser till att ni har rätt IT för era behov. I bästa fall också att den fortsätter att vara rätt över tid, givet förändringar i verksamheten, nya tekniska möjligheter osv.

Det finns emellertid en annan aspekt som påverkar kostnaderna. Nämligen hur man arbetar med IT – och den är det inte så många som beaktar.

I konsultationsdelen av IT behövs personal som gör saker, vilket kostar tid och pengar. Det betyder att du kan spara pengar ju mer koordinerat detta arbete sker.

Allt fler företag utser en IT-samordnare

Stora bolag har ofta en hel avdelning som tar helhetsansvaret för IT. De är noggranna med konsultationsdelen av sin IT. Besök- och supporttillfällen samlas ihop, medarbetarna kan inte ringa när som helst, de har en godkännandeprocess för beställningar osv.

På mindre företag ser det ofta annorlunda ut. Där är det vanligt att en person motvilligt får ta rollen som beställare av IT. Man har en supporttelefon men ingen som har helhetsansvaret för IT internt. Så ser det ut i 80% av fallen när vi tar oss an en ny kund.

Detta håller dock på att ändras. Vi ser en trend där allt fler mindre företag upptäcker nyttan med att samordna IT på företagets sida. Vi rekommenderar alla våra kunder, i storleksklassen 15 – 20 medarbetare, att utse en IT-samordnare, vilket många också har gjort.

Vad gör en IT-samordnare?

IT-samordnaren tänker på IT utifrån helheten och är motpart till IT-leverantören. Hen behöver inte vara IT-kunnig men däremot förstå verksamhetens krav och behov. Hen informerar och lyssnar av internt, rapporterar feedback från anställda, fångar upp problem och samlar in nya krav och behov.

IT-samordnaren samverkar med IT-leverantören som ger förslag på lösningar, råder inför beslut, implementerar löpande förbättringar och rapporterar tillbaka.

”Tidigare pratade de anställda med vår IT-support och gav oss feedback som vi sedan framförde som input till beställaren. Idag har vi en helt annan dialog med många av våra kunder. Kunderna över lag är mer medvetna och tar en mer aktiv roll. Idag är det vanligare att samordnaren fångar upp feedback från medarbetarna och därefter för dialog med oss om möjliga åtgärder.”
Roland Berggren, VD och grundare IT-Partner

Kostnadsbesparingar om 20 – 30%

En IT-samordnare tar en mer aktiv roll i IT-frågor än vad en beställare normalt gör. Det finns många fördelar med att ha en sådan person/funktion på företagssidan:

• Lägre kostnader för supportärenden genom koordinering av insatser
• Smidigare för användarna
• Bättre förutsättningar för oss att kunna stödja verksamhetens olika processer

Kostnadsbesparingarna kan bli tämligen stora, speciellt för företag som tidigare haft ett traditionellt arbetssätt. I flera fall, när vi tagit oss an en ny kund, har vi kunnat reducera konsultdelen av deras IT med 20 – 30%.

Optimera era IT-kostnader

Vi på IT-Partner brinner för att koppla IT till verksamhetsnytta och arbetar hela tiden för att kunderna ska ha en optimal kostnadsbild.

Är du kund till oss så har du redan realiserat de initiala besparingarna kopplade till ”rätt IT”. Vi gör också vad vi kan för att ni ska ha rätt IT över tid, i dialog med beställaren.

Du måste med andra ord inte ha en IT-samordnare för att ha en bra kostnadsbild för IT. Detta sagt så finns det ofta potential att ytterligare slimma sina IT-kostnader – genom att utse en IT-samordnare på företagets sida!

Om du inte är kund till oss så finns det stora chanser att vi kan hjälpa er att optimera era IT-kostnader. Både genom att se till att ni har rätt IT och genom att införa ett mer koordinerat arbetssätt.