Maximera värdet av din företagsdata med Microsoft Copilot

Många företag har under lång tid arbetat med Microsoft Teams och SharePoint där man samlat på sig en ansenlig mängd data. Nu är det många som är nyfikna på hur Microsoft Copilot kan användas för att nyttja denna data på smarta sätt t.ex. genom att medarbetarna kan ”ställa frågor” mot den. I den här bloggposten får du veta mer om Microsoft Copilot, vad som krävs för att införa och hur Copilot kan omvandla dataöverflöd till insikter och action.

De senaste åren har vi vant oss vid AI i digitala plattformar. Vi får rekommendationer på spellistor, designfunktioner i PowerPoint och individanpassat innehåll. Generativ AI är nästa steg i utvecklingen. Du får inte bara stöd genom olika funktioner utan kan också föra dialog med AI-motorn.

Vad är Microsoft Copilot?

Copilot för Microsoft 365 är ett AI-drivet produktivitetsverktyg för Office, Windows och andra Microsoftapplikationer. Det tillhandahåller AI-stöd för att effektivt kunna utföra arbete i bland annat Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Chattar och Teams.

Tack vare generativ AI kan Copilot bli din assistent, konversationspartner och bollplank. Fråga efter vad du vill, på vanligt språk, och Copilot är tillräckligt smart för att svara, skapa, diskutera, bolla idéer eller agera.

Med Microsofts ord: ”We think about this as having a copilot to help navigate any task”

Microsoft Copilot är byggd på Open AI’s GPT-4 och konversationsstilen liknar den du möter i Chat-GPT.

Hur fungerar det?

Copilot för Microsoft 365 nyttjar kraften i LLM:er (large language models). Det är en typ av AI-algoritm som använder djupinlärningstekniker och stora datamängder för att förstå, sammanfatta, förutsäga och generera innehåll.

LLM:erna samordnas med innehåll från Microsoft Graph som är centralt i Microsoft 365. Microsoft Graph innehåller data från användares mail, chattar, dokument och möten samt information om relationerna mellan användare, aktiviteter och organisationens data. Genom att hämta sådan information ger Microsoft Graph kontext till användarens prompter.

Som ett lager ovanpå Microsoft Graph finns Semantic Index för Copilot. Detta index använder LLM:erna för att tolka användarfrågor och skapa avancerade, meningsfulla svar.

Det här kan du få hjälp med

Microsoft Copilot kan stödja ditt arbete på många sätt. Den kan skapa innehåll, hjälpa dig att komma ikapp med det du missat, summera möten, svara på frågor och brainstorma idéer. Här är några konkreta exempel på vad Copilot kan göra:

Word, Excel och PowerPoint:

• Skriva, redigera och sammanfatta text i nya eller befintliga worddokument samtidigt som du arbetar. Copilot föreslår t.ex. olika sätt att uttrycka något du skrivit
• Föreslå och infoga bilder i dokument och presentationer
• Förvandla dina idéer via vanligt språk till en designad PowerPoint-presentation eller skapa en presentation från ett word-dokument
• Hitta korrelationer och skapa professionella datavisualiseringar i Excel

Outlook och Teams:

• Hantera inkorgen och ge coachningstips i Outlook
• Sammanfatta en tråd med e-postmeddelanden för att du snabbt ska förstå diskussionen
• Sammanfatta innehållet i en Teams-chatt
• Transkribera möten i realtid, skapa att-göra-listor och påminnelser utifrån vad som sades i mötet
• Generera och organisera idéer, skapa bilder som ger liv åt idéerna och sammanfatta innehåll i Microsoft Whiteboard
• Skapa och ge förslag på frågor för Forms så att du enkelt kan skapa undersökningar och omröstningar

Business Chat:

• Svara på frågor, hitta viktiga datum och hänvisa till referensmaterial
• Skapa planer och organisera information
• Genera en statusuppdatering utifrån morgonens möten, e-postmeddelanden och chattrådar – från en uppmaning t.ex. ”Berätta för mitt team hur vi uppdaterade produktstrategin”

Business Chat fungerar tvärs Microsoft 365-apparna samt användarens kalender, e-postmeddelanden, chattar, dokument, möten och kontakter.

Vad krävs för att ha Copilot för Microsoft 365

Copilot är tillgänglig som en tilläggsplan till nedanstående licenser:

• Microsoft 365 E3 och E5
• Office 365 E3 och E5
• Microsoft 365 Business Standard och Business Premium

Copilot-licensen kostar 30 USD/månad och användare och har ett års bindningstid. Du köper den på samma sätt som andra Microsoft 365 licenser och det finns inget krav på minsta antal.

Förbered för Microsoft Copilot

Som alltid när det gäller ny teknik behöver organisationen förbereda sig för att få ut kraften och trygga säkerheten.

De tekniska förutsättningar för att Copilot ska fungera är bland annat att användarna har de senaste versionerna av Microsoft 365-apparna (de bör därför vara på den senaste uppdateringskanalen). Organisationen behöver också uppfylla de rekommenderade principerna för nätverksanslutning för Microsoft 365.

Dessutom är det viktigt att säkerställa en korrekt uppsatt behörighetsstruktur för organisationens data innan man rullar ut Copilot. Behörighetsstrukturen behöver matcha vad respektive användare ska kunna få som svar från Copilot, för att undvika att känsligt innehåll delas oavsiktligt.

Vi får många frågor om säkerhet och dataläckage kopplat till Microsoft Copilot – och det är relevant. Microsoft tillhandahåller mängder av säkerhetsfunktioner men det är upp till varje organisation att dra nytta av dem. Läs mer här

Användarnas upplevelse av Microsoft Copilot

Många användare upplever den här typen av AI-stöd som väldigt inspirerande eftersom det ökar deras ”output”, kreativitet och kvaliteten i deras arbete.

Andra upplever Copilot som påträngande eftersom den hela tiden föreslår olika kommandon och alternativ. En annan nackdel är att assistenten ibland ger felaktiga förslag.

Som användare bör du därför se de resultat som Copilot föreslår som utkast, vilka du behöver validera och justera innan du använder.

Detta sagt är även förberedelse av medarbetarna viktigt för att kunna nyttja kraften i ny teknik. Utbildning, en kultur av kontinuerligt lärande och att utse ambassadörer som informerar och inspirerar – är ofta bra sätt att få organisationen att anamma nya arbetssätt.

Sammanfattningsvis

Microsofts Copilot kan underlätta arbetet på mängder av sätt och potentialen för produktivitetsökningar är enorm.

Organisationer som vill införa Copilot bör vidta åtgärder för att förbereda sig rent tekniskt, inte minst med tanke på datasäkerheten.

Dessutom är det bra att förbereda organisationen på nya arbetssätt och hålla medarbetarna i handen för att få ut mesta möjliga nytta från den nya tekniken.

Vill du hålla dig uppdaterad om Microsoft Copilot, så tipsar vi om att följa Microsofts blogg. Du kan också läsa mer om Microsoft Copilot på deras mikrowebbplats.