”IT-Partner står på vår sida och vi gör det här tillsammans”

För mer än 10 år sedan stod Wester+Elsner arkitekter inför beslutet att byta IT-leverantör. Ola Larsson, en av sju delägare, berättar att deras IT fungerade bra då också men att de hade en gnagande känsla av att de blev sålda.

– Vi var osäkra på om vi verkligen behövde göra allt som leverantören påstod men vågade inte ta risken att inte agera. Det kändes som om de premierade att hitta fel och lösa dem istället för att undvika att fel uppstod, menar Ola.

En anledning till att de valde IT-Partner var att de ville ha en fastprismodell.

– Ju mindre vi ser av varandra desto bättre, säger Ola skämtsamt och menar att det är beviset på att IT-miljön fungerar. Det är som en trädgårdsmästare man inte ser men trädgården är fin. Det viktiga sker i bakgrunden.

IT är en viktig budgetpost

Wester+Elsner arkitekter har ett 50-tal medarbetare och kontor i Stockholm och Göteborg. Ola Larsson har varit på bolaget i 20 år. Han är arkitekt, delägare och har tillsammans med en kollega ansvaret för företagets IT.

Liksom andra arkitektkontor har de stora filer och enorma datamängder. De har kraftfulla arbetsstationer och en rad specialprogram vid sidan av de vanliga Word, Excel och Teams. Det här ställer krav på lagring, svarstider, backup och en stabil uppkoppling.

– IT är en viktig budgetpost och man ska inte snåla vad gäller IT, menar Ola och fortsätter:

– Anställer vi någon som föredrar ett visst CAD-program som vi inte har så skaffar vi det. Däremot är vi relativt konservativa med nya tekniker och arbetssätt.

Stegvist mot molnet

Wester+Elsner arkitekter har en egen serveranläggning, vilket är en kostnadseffektiv lösning med tanke på den stora mängd data de behöver lagra. När Wester+Elsner grundades fanns inte heller molnet som alternativ.

Behovet av flexibla arbetssätt har emellertid påskyndat en övergång till molnet. De har flyttat mailservern till Office365 och utforskar nu, tillsammans med IT-Partner, om det är kostnadseffektivt att flytta servrar till molnet.

Under Covid-19-pandemin löste IT-Partner behovet av distansarbete genom att göra det möjligt för medarbetarna att koppla upp sig från sina laptops mot arbetsstationerna på kontoret.

Drift, underhåll och strategiskt bollplank

IT-Partner sköter i princip all IT för Wester+Elsner arkitekter. Drift och underhåll av servermiljön och arbetsstationerna, felsökning och support, licenshantering och prenumerationsmodeller, installation och avyttring av hårdvara.

Olas roll är strategisk. Han behöver hålla sig uppdaterad och fatta beslut som säkrar en fungerande IT-miljö.

– Jag tycker att IT är kul och har viss kunskap inom området men IT-Partner är ett ovärderligt bollplank, säger Ola.

– De sköter hela vår IT-miljö men bistår också i den långsiktiga planeringen och i IT-budgeteringen. De flaggar när det börjar bli fullt, när uppgraderingar behövs och när ny teknologi kan komma oss till nytta. De resonerar om alternativ och hittar alternativa lösningar.

 

Proaktivt arbetssätt förlänger livslängden

Wester+Elsner arkitekter har tillsammans med IT-Partner tagit fram en förkonfigurerad mallinstallation för sina datorer. Det säkrar att medarbetarna alltid har tillgång till de verktyg man kommit överens om, minimerar strul och felsökning. Det gör också att en ny dator kan komma i bruk blixtsnabbt.

Varje år gör de tillsammans med IT-Partner en översyn av konfigurationen och en ominstallation av samtliga datorer för att de ska hålla sig uppdaterade och pigga.

– Detta, tillsammans med IT-Partners många gånger kluriga uppdateringar, gör att vi kan förlänga livslängden på våra arbetsstationer. Vi kör tills de är helt avskrivna och sedan ytterligare lite till, berättar Ola.

IT-Partner, som förespråkar att arbeta proaktivt med IT, uppskattar samarbetet med Wester+Elsner arkitekter.

– Att vi kan arbeta proaktivt beror inte bara på oss utan på att kunden förstår värdet och har anammat arbetssättet, menar Roland Berggren, VD och grundare till IT-Partner.

En rulle silvertejp och påhittighet

En sak som Ola uppskattar med IT-Partner är förmågan att lösa utmaningar på smarta sätt. Han liknar det med att de kommer ut men en rulle silvertejp och påhittighet och hittar smarta lösningar som fungerar.

Ett exempel är en lösning för att kunna dela licenser av sällan använda program för att få ner licenskostnaden. Istället för att installera de aktuella programmen på alla medarbetarnas datorer skapade IT-Partner en annan lösning: Tio virtuella arbetsstationer med komplett licensuppsättning som finns tillgängliga i nätverket för medarbetarna att dela på, oavsett om de arbetar på kontoret eller hemifrån.

Ett annat exempel är när IT-uppkopplingen gick ner på grund av en kapad kabel i gatan. Den efterföljande diskussionen kring vems fel det var, med nedtid på flera dagar, hade kunnat kosta Wester+Elsner stora pengar i förlorad intäkt. IT-Partner satte snabbt upp 4G-antenner och personalen kunde arbeta vidare mot servern i egen lokal.

Partnerskap på riktigt

Med nuvarande upplägg är Marcus från IT-Partner hos Wester+Elsner arkitekter en gång per vecka. Ola menar att upplägget tillsammans med kontinuiteten gett en personlig relation som är enormt värdefull.

– De känner oss, vi känner dem. De har väldigt bred kunskap och samtidigt en imponerande spetskunskap kring våra speciella behov, vilket de förmodligen förvärvat tillsammans med oss, säger Ola och ler.

Ola berättar att han ofta blir kontaktad av andra som vill offerera IT-tjänster men att han aldrig övervägt ett byte.

– Det känns att IT-Partner står på vår sida på riktigt och att vi gör det här tillsammans.

– Det gör mitt jobb enkelt. Jag vill inte ens titta på motförslag. IT är en essentiell del av det vi gör och då är det ovärderligt att ha en IT som fungerar, avslutar Ola.