Kom igång med digital whiteboard
Känner du dig begränsad i digitala möten? Svårt att hålla deltagarnas uppmärksamhet, att förmedla en poäng eller få till interaktion? En lösning är att nyttja möjligheterna att skriva, rita och samverka ”live” i digitala möten. Det finns olika sätt, såsom ”annotations” och ”digital whiteboard” vilka vi tar upp i denna artikel.
På senare år har funktionerna i digitala möten exploderat. Det finns funktioner för att minska störningar, öka effektiviteten och efterlikna fördelarna med att ses fysiskt. Ett exempel är att du kan rita och samverka i möten i realtid.
Kanske hör du till dem som blivit riktigt vassa på onlinemöten och använder alla möjliga olika funktioner och verktyg redan.
Eller så tycker du, som många andra, att det är svårt att hänga med i alla tekniska möjligheter.
I den här artikeln ger vi kom-igång-hjälp och en översikt till hur du kan dra nytta av ”rita-möjligheterna” i dina onlinemöten, för dig som inte redan använder dessa verktyg.
Varför använda digital whiteboard i möten?
En del förkastar möjligheterna att rita och skriva direkt i ett möte eftersom de tycker att det verkar krångligt eller ser fult ut. Men faktum är att engagemanget ökar rejält när något händer som bryter av.
Annotations (rita-funktionalitet) och digital whiteboard ger en rad fördelar:
- Presentatör, och deltagare, kan visa en tankegång istället för att bara förmedla den verbalt
- Det blir enklare att skapa presentationer eftersom kraven på pedagogiska bilder minskar
- Mötet blir mer varierat och det är enklare att hålla deltagarnas uppmärksamhet när presentationstekniken växlar
- Det är enkelt att samverka eftersom flera personer kan arbeta samtidigt med samma material
Två tillfällen när du har nytta av att kunna rita direkt i mötet
För dig som vill komma igång så är det framför allt två scenarios då det är bra att kunna skriva och rita direkt i ett möte. Dels när du presenterar. Dels när du samverkar med andra i arbetsmöten eller workshops.
1. Annotations – tillägg när du presenterar
Att kunna rita eller skriva samtidigt som du visar en förberedd presentation är bra på flera sätt. Du kanske vill ringa in något för att förstärka en poäng, lägga till pilar för att visa en förändring eller skriva anteckningar bredvid en bild.
- I Microsoft Teams kan du rita i en befintlig PowerPoint-presentation genom att använda pennan som visas i Presenter View under Slide Show. Du kan också använda laserpekaren för att peka ut viktiga aspekter. När du avslutar din presentation väljer du om du vill spara dina så kallade ”annotations” eller inte.
- I Zoom kan både presentatör och mötesdeltagare rita i vilken presentation som helst genom att använda Annotations. Se till att Annotations är på (under Settings – In meeting basics) Då visas en ikon (penna) i verktygsmenyn på skärmen, så snart en användare delar sin skärm.
- I Google Meet kan du rita streck och pilar och skriva för hand direkt i Google Slides eller ladda ner en extension för ”annotations”.
2. Samverka på en digital whiteboard
En digital whiteboard passar extra bra när ni är flera som ska samverka i realtid. Ni kanske ska storma idéer, skissa på stegen i en process eller sätta upp post-it-lappar med frågor. Den passar också när du vill skissa något från ett blankt papper istället för att skapa bilder i förväg i en presentation.
- I Microsoft Teams väljer du ikonen Dela i mötets delningsfält. Därefter klickar du på Microsoft Whiteboard i avsnittet Whiteboard. Då öppnas en tavla som alla kan samarbeta i. Ni kan fortsätta att arbeta på ytan efter att mötet är slut. Tavlan är tillgänglig för alla deltagare i möteschatten, i en flik med etiketten Whiteboard.
- I Zoom väljer du fliken Whiteboards och New Whiteboard för att starta en whiteboardtavla. Under My Whiteboards ser du dina tidigare tavlor och sådana som andra delat med dig. Du kan också dela en whiteboard du skapat till andra via e-mail.
- I Google Meet klickar du på de tre prickarna längst ner på skärmen, och väljer Whiteboard i menylistan, när du är inne i ett möte. Sedan väljer du Start a New Whiteboard. Kopiera länken och skicka till mötesdeltagarna för att alla ska kunna samverka i samma yta.
Dessutom finns det många fristående applikationer som erbjuder digitala whiteboards som passar för olika syften. Här är marknadens bästa online whiteboards 2022 enligt Zapier.
