26 användartips för dig som har Microsoft Teams

Teamsplattformen får nya funktioner i snabb takt. Här har vi samlat ett urval av användartips för Microsoft Teams som många gillar. Förhoppningsvis kan några av dessa hjälpa dig att spara tid och underlätta din vardag.

Det är enormt många som använder Microsoft Teams. Plattformen lanserades 2017, växte enormt under pandemin och har idag 270 miljoner månatliga användare globalt (Microsoft).

Funktionerna utvecklas i snabb takt och nya tillkommer hela tiden. Detta kan underlätta ditt arbete på olika sätt. Men det är inte helt enkelt att hänga med och veta vad som är användbart för just dig.

Därför har vi samlat ett antal tips som kopplar till ofta-använda funktioner och saker som kan avhjälpa vanliga utmaningar i användningen av Microsoft Teams.

Användartips för Microsoft Teams

26 tips för dig som använder Microsoft Teams – på temat ordning och reda, möten och produktivitet.

Ordning och reda

Många upplever att det blir stökigt i Teams med mängder av olika teams och kanaler. Genom att organisera ditt Teams så får du ett städat intryck, det blir enklare att hitta information och att fokusera på det som är viktigt.

Sortera så att dina viktigaste team hamnar högst upp genom dra-och-släpp
Dölj teams du inte längre vill se (eller gå ur dem)
Pinna viktiga kanaler
Arkivera teams när projekt är avslutade om du inte vill radera. Då finns informationen tillgänglig men du ser inte teamet i vänsternavigeringen
Pinna dokument som ni arbetar intensivt med under en period. Då blir de lättåtkomliga för teamet. Fäst dokumentet högst upp i dokumentfliken eller skapa en flik av dokumentet

Bättre möten – deltagare

Funktionerna för effektiva möten fortsätter att öka. Här är några tips för när du deltar i möten:

Slå på ljudreducering för att få bort störande bakgrundsljud
Muta dig om inte din ljudenhet lyckas filtrera bort bakgrundsbuller. Kortkommandot CTRL + mellanslag är ett smidigt sätt att unmuta sig för att göra en kommentar. Så fort du släpper kommandot så blir du mutad igen
Sätt på undertexter om du har svårt att höra vad andra deltagare säger
Om du vill visa något du har på mobilen i ett Teamsmöte på datorn, anslut mobilen till samma möte och välj anslut som möteskompis
Bjud snabbt in fler personer till ett pågående möte. Klicka på Request to join meeting
Flytta ett möte från datorn till mobilen för att ”on the go” kunna avsluta ett möte som dragit över tiden
Få feedback om du har problem med ljud och bild. Klicka på de tre prickarna till vänster om ikonen för videokameran och välj ”Call health” så får du veta om problemen beror på din uppkoppling.

Bättre möten – presentatör

Det finns ett antal funktioner som är bra att känna till när du leder möten eller håller en presentation:

Kontrollera ljud och ljus innan mötet. Gå till Inställningar – Enheter för att göra testsamtal, kontrollera ljudinställningar och förhandsgranska din egen bild
Du kan också korrigera ljussättningen och snygga till dig med hjälp av ”facial retouching” under ”device settings”
Spela in möten så att de som inte kan vara med kan ta del av informationen i efterhand. För att slippa komma ihåg att starta inspelningen – slå på automatisk inspelning under mötesinställningar
Stäng av mikrofonen för deltagare som stör under ett möte. Det är vanligt att personer har sin mikrofon på av misstag. Högerklicka på personen och välj mute
Visa en PowerPoint-presentation genom funktionen ”Presentera i Teams” i PowerPoint istället för att visa den genom att dela skärm. Presentationen ser mycket bättre ut, anpassar sig för mobil och dator och deltagarna kan själva välja högre kontrast, översättning m.m.
Låt deltagarna svara på ett quiz för att öka engagemanget. Du kan lägga in Microsoft Form i ett möte genom att välja lägg till app

Enklare tillgång genom appar

En fördel med Teams är att du kan samla mycket på samma ställe så att du slipper hoppa mellan olika applikationer.

Gör Teams till en portal genom att addera de verktyg du använder som appar. Då får du direktåtkomst till dem från Teams. T.ex. Microsoft Power BI eller tredjepartsappar som Trello. Finns under Appar i vänsterkolumnen
Använd Outlook add-in för att dela e-mails till Teams. Då kan du skicka hela mailet med bilagor direkt till en Teamschatt och en kanal. Gruppen kan diskutera innehållet i Teams och ni slipper långa mailtrådar
Skapa en uppgift direkt från ett meddelande i Teams. Du får med informationen och slipper öppna och stänga dina to-do’s. Hovra över meddelandet, klicka på de tre prickarna, välj ”Fler åtgärder” och ”Skapa en uppgift”. Inlägget eller chattmeddelandet kan göras till en To-Do eller till ett kort i Planner.

Snabbare kommandon

Många gillar Teams kortkommandon. Här är några användbara:

Ctrl + shift + X öppnar funktionen för att addera länk, textformatera eller infoga en tabell i ett inlägg
Ctrl + Shift + M tar dig från mute till unmute. Släpp och du blir mute:ad igen
Ctrl + Shift + K gör att du virtuellt räcker upp handen i ett möte
Ctrl + F låter dig skriva in sökord för att söka i chattar
/ i sökrutan överst i Teams öppnar en lista över snabbkommandon, till exempel /ring /upptagen

Fler användartips för Microsoft Teams

Hoppas att artikeln gett inspiration till att testa nya funktioner i Microsoft Teams och att du hittat något du kan ha nytta av.
Tipsen ovan är ett urval och sammanfattning av en stor mängd tips, från Sveriges främsta Teamsexperter, som publicerades i en artikel av Telekom Idag.

Här kan du läsa artikeln: 99 bästa tipsen för Microsoft Teams.