5 viktiga delar i din IT-budget
Vi hjälper många av våra kunder att skapa en IT-budget. IT-budgeten är viktig. Lägger du för lite pengar på IT så riskerar du att bli omsprungen av konkurrenter. Men det är inte säkert att en stor IT-budget ger resultat. Faktum är att många företag suboptimerar sin IT-budget och spenderar pengar i onödan.
Här är en översikt över huvuddelarna i en IT-budget och hur du bygger en bättre sådan.
Fem huvuddelar i en IT-budget
Hur IT-budgeten ser ut beror givetvis på organisationen, dess mål och förutsättningar. Här är en översikt över de viktigaste delarna i en IT-budget.
- Hårdvara: Datorer, laptops, telefoner och annan utrustning för medarbetarna samt kostnader för servrar och andra delar i infrastrukturen
- Mjukvara: Licenskostnader och molntjänster för att få tillgång till de verktyg som verksamheten behöver
- Personal: Löner och andra kostnader för IT-personal alternativt kostnaden för att anlita en IT-serviceleverantör som tillhandahåller drift, övervakning och support
- Underhåll: Kostnader för uppgraderingar av hårdvara och infrastruktur
- Utveckling: Kostnader för IT-projekt inkluderat projektkostnader, konsulter och personal samt projektspecifika hård- och mjukvarukostnader
Dessa övergripande kategorier kan delas upp i mer specifika budgetposter och vissa kostnader överlappar i viss mån. Därför är det viktigt att vara konsekvent och definiera var du lägger vilken kostnad så att du inte räknar dubbelt.
Hitta optimala kombinationer
För att bygga en optimal budget gäller det att hitta kombinationer som bäst möter organisationens behov. Det finns en hel palett du kan använda för att nå målen och när vi granskar en IT-miljö hittar vi ofta kombinationer som löser ett behov både bättre och billigare.
Vi brukar föreslå att man sätter en standard (för vilken uppsättning hårdvara, mjukvara och licenser som varje enskild avdelning ska ha) och tillsammans med kunden arbeta fram en sådan.
Här finns möjlighet att spara pengar, till exempel genom smarta val av hårdvara och beslut om livslängd, genom att kombinera licenser på ett bättre sätt och genom att använda fjärrlösningar för funktioner som används sällan men av många.
En sådan standardisering inkluderar förslagsvis också rutiner för säkerhet och hur tillgängligheten ska säkras för medarbetarna.
Nyttan av en tydligt IT-budget
Vi får som sagt ofta uppdraget att ta fram den del av våra kunders budget som rör IT. Budgeten ger en uppdelning av kostnaderna och synliggör dem per kategori och avdelning. Kunden kan till exempel direkt se vad IT-kostnaden är per anställd och vet således IT-kostnaden vid anställning av en ny medarbetare.
