6 steg för att komma igång med Office 365

Fördelarna med Office 365 är många och allt fler företag väljer det som IT-lösning. Men Office 365 medför också vissa utmaningar och därför ska du inte ta alltför lättvindigt på själva införandet. Här är vår stegvisa metod för att komma igång med Office 365 och säkra fördelarna.

Innan vi går in på införandet, låt oss titta på varför företag väljer Office 365. Samt vilka utmaningar som finns.

Varför välja Office 365?

Office 365 kan ge många fördelar för både verksamheten och medarbetarna.

För verksamheten är det en:

• kostnadseffektiv lösning. Du betalar bara för de licenser du använder och kan ha olika licensnivå för olika delar av företaget. Dessutom slipper du betala för lagring på egna servrar.
• säker lösning eftersom all Microsofts utveckling av säkerhet kommer alla användare till godo. Möjligheterna att skräddarsy säkerhetsinställningarna är dessutom stora.
• produktiv lösning eftersom medarbetarna har tillgång till en mängd smarta verktyg, var helst de befinner sig och med en enda inloggning.

För medarbetarna är det:

• flexibelt eftersom de kan komma åt alla sina dokument och applikationer från vilken dator eller annan enhet som helst.
• tidsbesparande eftersom de har tillgång till verktyg som hänger ihop och är designade för att underlätta samarbete.
• effektivt eftersom de har tillgång till en mängd verktyg som kan underlätta deras arbete (som exempelvis Power BI, Skype for Business, Teams, etc.)

Utmaningar med Office 365

Ett av de största hindren för att få ut nyttan av Office 365 är dess komplexitet. Många är de företag som optimistiskt skaffat Office 365 för att sedan hamna i en situation där:

• de betalar onödigt mycket för sina licenser.
• de tappat kontrollen över behörigheter och andra säkerhetsinställningar.
• medarbetarna är förvirrade över vad de ska använda, när och hur. Och använder bara en bråkdel av det de skulle ha nytta av.

För att få ut fördelarna av Office 365, och undvika riskerna, så behövs ett genomtänkt införande.

Kom igång med Office 365

Här delar vi med oss av den modell i sex steg som vi använder när vi hjälper företag att komma igång med Office 365.

1. Kartläggning av behov

Första steget är en analys av vad företaget behöver. Detta inkluderar:

• Utforska behov för att välja och skräddarsy licenslösning
• Kartlägga befintlig miljö – vad ska migreras i form av dokument, mailhistorik etc.

2. Uppsättning

Därefter gör vi själva uppsättningen:

• Skapar företagets Office 365-portal
• Kopplar domäner
• Sätter upp användarkonton och tilldelar licenser
• Sätter upp behörigheter efter verksamhet krav

3. Migrering

Tredje steget är att migrera företagets data till Office 365, från exempelvis egen server eller Dropbox. Ofta väljer man en hybridlösning där man fortsätter att använda en lokal server istället för att flytta över allt från dag ett.

4. Utbildning

En vanlig tröskel vid införandet av Office 365 är att komma igång; hur använder vi portalen, hur bjuder jag in kollegor och leverantörer? Vi hjälper till genom att:

• Skapa lathundar
• Utbilda avdelningschefer och systemägare som sedan tar med sig utbildningen till sina kollegor

5. Support och stöd

För våra kunder som inför Office 365 tillhandahåller vi löpande support och stöd.

Ett alternativt sätt att börja

Det lönar sig att tänka igenom införandet av Office 365. Dels för att slippa onödiga kostnader. Dels för att sätta rutiner och policys så att ni undviker att tappa kontrollen över tid. Och inte minst för att användarna ska kunna nyttja de fördelar som Office 365 ger i form av smartare arbetssätt.

Men det går också att göra alla stegen i en väldigt begränsad omfattning och successivt införa Office 365 i mini-steg. Här är ett alternativt sätt att införa Office 365.