7 chatt-tips för dig som använder Microsoft Teams

Chatt

Att chatta har blivit ett populärt sätt att kommunicera. Det är ett utmärkt komplement till mer traditionella kommunikationsvägar och kan öka produktiviteten på flera sätt. Här är sju användartips för dig som chattar med Microsoft Teams.

Det är inte konstigt att chatt som kommunikationsform vunnit mark. Det är mycket snabbare än andra typer av kommunikation. Det är också ett mer informellt sätt vilket kan gynna relationsbyggande och samverkan, med såväl kollegor som partners och kunder.

Dessutom är det flexibelt i den bemärkelse att dialogen kan ske i realtid men inte måste göra det. Därigenom kan chatten ersätta onödiga möten och eliminera tiden det tar att formulera en frågeställning i ett e-mail.

Ett produktivitetstips är således att medvetet välja kommunikationskanal utifrån när respektive sätt att kommunicera passar bäst.

Tips för enklare användning av chatt

Ett annat produktivitetstips är att använda funktioner i själva chatten, till exempel för att hålla ordning, hitta enkelt och växla mellan olika kommunikationssätt.

Här är sju användartips för Microsoft Teams:

1. Växla från chatt till röst- eller videosamtal

Om du chattar med en eller flera personer och märker att det vore mer effektivt att avhandla frågorna muntligt, så kan du enkelt starta ett samtal direkt i chatten. Väljer du videosamtal så blir samtalet som ett möte där ni ser varandra och kan dela skärm.

Gör så här: Klicka på ikonerna för röstsamtal eller videosamtal högst upp till höger så startar samtalet med alla som finns i chatten.

2. Skapa en uppgift av ett chatt-meddelande

Ofta skrivs saker i chatten som du behöver agera på eller vill läsa senare. Men det är splittrande att komma ihåg uppgifter, hitta tillbaka till dem eller skriva ner dem någon annanstans. Genom att skapa en uppgift av ett chatt-meddelanden får du kontroll över det du ska göra och kan utföra uppgiften när du har fokustid.

Gör så här: Klicka på de tre prickarna invid meddelandet, sedan Fler åtgärder och därefter Skapa uppgift. Nu får du fylla i t.ex. vilken To-do-lista du vill använda, förfallodag etc. och du får med en länk till meddelandet.

3. Nåla fast chatt-konversationer för att hitta snabbt

Om du tycker att det tar tid att hitta bland alla chatt-konversationer, så kan du pinna de du använder ofta. Då ser du chattar med personer du har tät kontakt med, högst upp i chatt-panelen.

Gör så här: Välj Chatt för att öppna chatt-listan. Klicka på de tre prickarna invid den konversation du vill nåla fast och välj Fäst.

4. Använd grupp-chatt istället för att skapa team eller kanal

Om du har ett temporärt samarbete eller behöver kommunicera med en mindre grupp användare (inkluderat externa), så kan du använda grupp-chat istället för att skapa ett nytt team eller kanal. I grupp-chatten kan ni samverka och dela dokument, om än inte med samma struktur som i ett team.

Gör så här: Klicka på Ny Chatt (Ctrl + N) och skriv in namnen på de personer du vill lägga till i Till-fältet. Namnge och pinna grupp-chatten för att hitta den enkelt.

5. Chatta med dig själv

Om du snabbt vill skissa på utkast, skicka filer till dig själv eller testa chatt-funktioner, så kan du använda din egen yta i chatten och chatta med dig själv.

Gör så här: Din egen chatt finns redan fäst högst upp i chatt-listan. Du kan göra samma saker i den som i en ”vanlig” chatt med andra.

6. Håll ordning genom att dölja chattar

Om din chatt-lista blir lång och du störs av oönskade aviseringar så kan du gömma chatt-konversationer från chatt-listan eller tysta dem.

Gör så här: Välj Chatt för att öppna chatt-listan. Klicka på de tre prickarna invid den konversation du vill gömma eller tysta och välj Dölj eller Stäng av ljudet.

7. Spara tid med kortkommandon

Om du snabbt vill söka eller få upp funktioner i chatten så kan du använda kortkommandon.

Till exempel: Ctrl + F för att skriva in ett sökord i sökfältet och få en lista över alla konversationer som innehåller ordet. Eller Ctrl + skift + X för att få upp funktionen för att formatera text, addera länk eller infoga en bild när du skapar ett meddelande.

Avslutningsvis

Chatt kan ske i realtid (som ett möte) eller asynkront (som ett e-mail). Detta, i kombination med att chatt är ett snabbt och informellt sätt att kommunicera, ger chatten många fördelar.