Hur få, enkla regler för kommunikation maximerar er effektivitet
Alla vi som arbetar på kontor, oavsett bransch, jobbar i en ”informationsfabrik”. Men om industrin noggrant har definierat hur saker ska flöda i fabriken så har FÅ arbetsplatser satt tydliga strukturer och regler för sin information. Här är tips på hur du som är chef kan sätta riktlinjer – så att ni får mer gjort på kortare tid.
Om du som är chef sätter regler för saker som sker ofta och i stor volym så kan du spara mycket tid för dig själv och ditt team, undvika stress och frustration och öka produktiviteten.
Effektivitet eller kaos
Tydliga regler skapar effektivitet. Tänk till exempel på hur militären och läkarna i en operationssal arbetar. De har extremt tydliga regler hur de kommunicerar och var saker ”bor”. Motsatsen skulle innebära kaos.
Även om kraven på regler är, och förmodligen bör vara, lägre för informationsarbetare så finns det en poäng i att sätta ramarna. Dels genom regler för informationsstruktur. Dels genom riktlinjer för vilket kommunikationssätt som ska användas när.
Annars är risken stor att:
- Information ligger huller om buller och alla lägger saker på olika ställen. Det är svårt att hitta och veta vilken version av dokument som är den rätta. Viktiga diskussioner och beslut glöms bort och ni måste ta upp samma frågor flera gånger.
- Möten slukar en väldigt stor del av tillgänglig tid.
- ”Fel” kommunikationssätt gör att det tar onödigt mycket tid att förmedla något, att missförstånd uppkommer eller att feedback uteblir. Detta kan i sin tur leda till förvirring, förseningar och missade deadlines.
Möte – eller annat kommunikationssätt?
Möten är en enorm tidstjuv och många företag skulle vinna på att ändra sin möteskultur. Kalla till exempel inte slentrianmässigt till ett möte, ifrågasätt vem som måste vara med och fundera över om möte är det bästa sättet att avhandla en fråga. Många gånger är e-post, chatt eller telefon ett bättre alternativ.
Med andra ord, välj kommunikationssätt utifrån vad som passar bäst i varje situation:
Möte
Ett möte kan fortsatt vara det mest effektiva för att till exempel:
- Fatta beslut som kräver input från olika personer
- Generera kreativa lösningar till ett problem
- Kommunicera viktiga förändringar som det är viktigt att alla förstår
E-post
E-post är ett lämpligt kommunikationssätt när du:
- Behöver ge detaljerad information till många personer samtidigt
- Vill ha viktig kommunikation eller beslut dokumenterade (som bevis)
- Vill diskutera idéer, om frågan inte kräver allt för mycket dialog fram och tillbaka
- Inte behöver en snabb respons
Chatt
Chatt passar bra för snabba och korta konversationer:
- I syftet att dela information, skicka uppdateringar eller ställa en fråga
- För att studsa ett problem eller storma idéer
- När teamet är litet
- Om ett projekt eller en fråga har en tight deadline
- När det är en fördel att alla i en grupp kan följa en konversation
Telefon eller personligt möte
Telefon eller personligt möte är det föredragna kommunikationssättet när:
- Ämnet är för komplext för att snabbt kunna formulera i ett e-mail eller chattkonversation
- Du behöver ha en omedelbar konversation eller beslut
- Frågan är av känslig natur
Exempel från verkligheten
Här är exempel på riktlinjer som ett företag vi känner infört:
De etablerar teams (i Microsoft Teams) i form av stående teams (per avdelning) och tillfälliga teams för projekt (interna och med kund). Varje team har en ordningsansvarig som städar och ser till att regler efterlevs. Tillfälliga teams existerar under begränsad tid och arkiveras därefter.
Teammedlemmarna konverserar offentligt i teamets chatt, när det inte är hemligt, så att alla kan ta del av informationen, men med regler för vem som ska aviseras så att inte alla störs i tid och otid.
De använder e-mail för externa konversationer t.ex. i säljsammanhang.
De har möten för att hantera mer komplexa frågor och definierar dem för att tydliggöra syftet för alla medverkande t.ex. beslut-, brainstorming-, problemlösning-, uppföljningsmöte.
Rekommendation
Det gäller givetvis att hitta en balans mellan eget ansvar och flexibilitet och i vilken grad medarbetarna ska styras till att arbeta på ett visst sätt.
Det vi tycker oss se är dock inte att det råder brist på kreativitet i organisationer idag. Snarare att många skulle tjäna på att gå mer mot definierade riktlinjer.
Lika som att man i en fabrik måste städa och lägga saker på sin rätta plats så skulle ”informationsfabriken” gynnas av ett liknande förhållningssätt. Ordning och reda, tillsammans med riktlinjer för kommunikation (inte minst för att undvika den stora mängden möten) är ett bra sätt att reducera vanliga tidstjuvar.
Vi ser det gärna som övergripande principer som alla behöver följa men inom vars ramar medarbetarna kan vara kreativa.
