3 framgångsfaktorer för den hybrida arbetsplatsen

Den hybrida arbetsplatsen är förmodligen det vi kommer att se framöver på de flesta arbetsplatser. Det vill säga en blandning av kontorsarbete och hemmaarbete. Här tar vi upp tre framgångsfaktorer för den hybrida arbetsplatsen, för företag som använder Microsoft och för de som inte gör det.

Pandemin har visat att det går alldeles utmärkt att arbeta på distans. Företag idag har de digitala plattformar de behöver för att medarbetarna ska kunna arbeta, samarbeta och kommunicera oavhängigt var de befinner sig.

Så då borde det inte vara något problem att fortsätta med distansarbete och kombinera med tid på kontoret! Eller?

Risk för effektivitetstapp

Med dagens tekniska verktyg går det utmärkt att arbeta i en hybridmodell. Men det betyder inte i sig att arbetet sker effektivt och smidigt. Så ovanstående påstående är både sant och falskt.

Många tvingades till en väldigt snabb anpassning till distansarbete eftersom man var så illa tvungen. Man gjorde det akuta och överlevde krisen som pandemin innebar. Man sköt in alla i Teams (eller andra mötes- och chattverktyg) för att kunna få kontakt med varandra, dela info och prata.

Baksidan med ett snabbt införande av ett system är att du saknar en genomtänkt plan och struktur. Risken är att verktyget blir vildvuxet och att oordningen växer sig allt större – med frustration och effektivitetstapp som följd.

Den hybrida arbetsplatsen: 3 framgångsfaktorer

Här är tre framgångsfaktorer för att den hybrida arbetsplatsen ska kunna fungera effektivt.

1. Struktur och ordning och reda i Microsoft Teams

Strukturen i Teams är lika viktig som en genomtänkt struktur för gemensam lagring. Det behövs principer, namnstandards och behörighetsstruktur. Microsoft Teams är en stor verktygslåda som ger mycket utrymme. Detta är på ett sätt bra men behöver styras upp för att vara effektivt.

Läs mer: För många teams i Microsoft Teams

2. Säkerhet och utbildning

Hotbilden mot företag har ökat i takt med att distansarbete ökat. Framför allt sker attacker mot företags nätverk via medarbetarna. Därför blir det allt viktigare att öka personalens medvetenhet om hur de bör agera för att inte utsätta företaget för risk.

Läs mer om osäkra användarbeteenden i: Fem sätt att hantera riskerna med skugg-IT

3. Mötesrum och mötesutrustning

I en hybrid arbetsplatsmodell blir digitala möten en central del av vardagen. Efterfrågan på bättre headsets, kameror och skärmar har ökat markant på sistone. Många ser att de behöver förbättra mötesupplevelsen och inreda olika mötesrum för olika syften. Leverantörer som Microsoft utvecklar också nya funktioner som ska bidra till att skapa engagemang och delaktighet trots att deltagarna befinner sig på olika platser. Ett exempel är Microsoft Whiteboard.

Läs mer: Microsoft Whiteboard underlättar dina arbetsmöten online

För företag som inte använder Microsoft 365 och Teams

Företag som inte använder Microsoft 365 har istället en kombination av olika verktyg. Man kanske har valt Dropbox eller Google Drive för att tillgängliggöra gemensam lagring. Man kanske använder Zoom för möten, Slack för chatt och Trello för hantering av aktiviteter och projekt.

Situationen liknar den för Microsoftanvändande företag. I samband med pandemin blev man tvungen att öppna olika verktyg som löser vardagen för användarna. I många fall gjordes det snabbt och utan en strategisk plan.

Konsekvensen även här är att gemensamma strukturer blir svårnavigerade om det inte finns en struktur som alla måste förhålla sig till. Verksamheten förlorar också kontrollen över sina IT-verktyg. Så länge medarbetarna gör som de ska, kommer ihåg sina lösenord och delar till rätt personer så är allt frid och fröjd. Om inte, så kan inte IT hjälpa till. Om en dator blir stulen så är det till exempel svårt att förhindra att data hamnar i orätta händer.

Backa tillbaka ett steg

Om du känner igen dig i utmaningarna med oordning och bristande kontroll så är rådet att backa tillbaka ett steg. Ta upp frågan, bygg infrastrukturen, sätt policys för användning av era IT-verktyg och kommunicera dessa till användarna. Ytterligare en aspekt är att se till att organisationen efterlever strukturer och policys i praktiken till exempel genom utbildning och uppföljning.

I samarbete med våra kunder kör vi ofta workshops för att adressera den här typen av utmaningar. En workshop leder till ett underlag för att bygga (eller förändra) till exempel behörighetsstrukturen i Microsoft Teams, SharePoint och OneDrive.

IT (kundens IT-avdelning eller vi) kan sedan driftsätta strukturen. Det är emellertid inte IT:s ansvar att ta fram planen utan det är något som verksamheten behöver göra. Därför är en workshop, där verksamhet och IT samverkar, ett bra format för att få ordning och reda i digitala verktyg.