4 stora utmaningar med IT-budgeten
Hur ska vi se på IT-kostnader? En kostnad som ska minimeras eller en strategisk investering som ska ge nytta tillbaka? De flesta idag ser nog IT som en nödvändighet och en möjliggörare. Likväl tar besparingsaspekten ibland över med suboptimerade resultat som följd. Och andra gånger spenderar företag för mycket, i onödan. Här är fyra stora utmaningar med IT-budgeten.
Företag lägger allt mer pengar på IT. Digitaliseringen ger många möjligheter till effektiviseringsvinster och konkurrensfördelar. Men att bara spendera mer garanterar inte ROI. Dessutom finns det ofta smarta sätt att få samma, eller bättre resultat, till mindre kostnad.
Ibland är det således bra att sträva efter billigaste kostnad. Andra gånger är det värt att betala mer för att få mesta möjliga nytta.
Vanliga utmaningar med IT-budgeten
Här är några av de största misstagen jag ser kopplat till budgetering av IT.
1. Suboptimerad budget
En utmaning är att man inte får ihop helheten. Man kanske överköper inom vissa områden och saknar andra kostnadsposter som är viktiga för att vardagen ska fungera smärtfritt.
Det är till exempel vanligt att man tar en färdig licensmodell och betalar för mängder av finesser, eller användare, i onödan.
Samtidigt kanske man har brister i tillgänglighet eller säkerhet som skulle behöva åtgärdas. Det kan till och med finnas stöd för detta i en licens som företaget redan köpt, men som man inte har aktiverat.
2. Kortsiktiga beslut
Ett annat vanligt misstag, tycker jag, är kortsiktighet i beslut. Man gör en investering som ”tar slut” och får inga positiva ringar på vattnet. Istället tycker jag att man ska budgetera för en plan B redan från början; ”Om X inträffar så justerar vi enligt Y”.
3. Besparingar som kostar tid
En aspekt som många inte tänker på är att tid är en kostnad. Ineffektivitet, som kommer av bristande IT, kan kosta mycket tid och blir en indirekt kostnad för både medarbetaren och arbetsgivaren.
Ta till exempel alla avbrott som uppkommer om ni har en komplicerad inloggningsprocess. Att logga in en gång tar knappt någon tid, men om du måste göra det åtskilliga gånger per dag, vecka, månad, år – så blir det sammantaget ett stort störningsmoment.
Med andra ord, det är ofta värt att lägga pengar på att ta bort sådant som kostar tid.
4. Icke-optimal organisation av IT
Företag som inte har behov av en IT-avdelning väljer ofta att lägga ut ansvaret för IT på en eller flera av medarbetarna, för att spara pengar. Det här kan dock bli en besparing som kostar i ineffektivitet på flera olika sätt; personernas tid och fokus, risk för strul och en icke-optimal IT-miljö.
Eftersom personal är en av de största kostnadsposterna för IT så är det värt att tänka till på hur ni organiserar er IT. Och det finns många olika sätt; intern kompetens, externa leverantörer som tillhandahåller olika delar, en ”insourcad” IT-Partner eller en hybridvariant där interna personer samverkar med en extern part med IT-kompetens.
Utmaningar med IT-budgeten: summering
Det är inte självklart hur man sätter en optimal IT-budget. Ibland är lägsta kostnad bäst, ibland är det värt att betala mer för att få mesta möjliga nytta. Det är värt att tänka till så att inte kostnaderna drar iväg men utan att vara ”dumsnål” så att det kostar på andra sätt, till exempel i form av ineffektivitet eller säkerhetsrisker.
Här kan du läsa mer om IT-budget, de övergripande kostnadsposterna och hur vi brukar tänka när vi hjälper kunder att skapa en IT-budget.
