3 tips för att maximera nyttan av appar

Numera finns enorma mängder appar och funktioner som stödjer alla möjliga olika situationer. Men mängden digitala verktyg bidrar också till att vi får allt mer att hålla reda på. Här är tips på hur du maximerar nyttan av appar och funktioner.

Studier visar att vi människor gärna lägger till, snarare än tar bort, när vi ska förbättra något. När vi adderar och inte reducerar så skapar vi fler och fler kombinationsmöjligheter och därmed en ökande komplexitet som kan vara svår att hantera. Den stora mängden digitala verktyg som finns idag är något som adderar komplexitet.

Samtidigt gör digitala verktyg att vi kan öka vår produktivitet. Appar till exempel, kan ersätta en mängd omoderna system och pappersprocesser. Det gäller alltså att göra medvetna val.

1. Börja med ditt mål – inte med en app

Det är relativt vanligt att vi inför ett system, app eller funktion för att det verkar smart och först därefter funderar över hur vi ska använda sagda verktyg.

Istället bör du utgå från det du vill uppnå och utforska om det finns verktyg som kan hjälpa dig att nå det du vill. Tänk igenom hur du arbetar och var du upplever att flaskhalsar finns. Vad tar onödigt mycket tid? Vilka moment strular? Vad är frustrerande?

Första tipset är således att utgå från vad du behöver lösa och att inte slentrianmässigt addera nya appar eller funktioner.

2. Välj medvetet bland färdiga verktyg

Det andra tipset är att medvetet leta efter det stöd du behöver. Det finns tusentals färdiga appar och funktioner du kan använda, i många olika kategorier. Här är tre kategorier som vi ser att många har nytta av.

Stöd med sådant du gör ofta

Många småsaker, även om var och en tar lite tid, ackumuleras och orsakar det som vissa kallar för ”death by a thousand cuts”. Om du tar bort onödiga småmoment så kan du minska både tidsåtgång och frustrationer.

Här är några exempel:

Lösenordsappar som samlar alla lösenord på ett ställe bakom en inloggning
Att IT-ansvarig ser till att er inloggning med MFA (multifaktorautentisering) sker på ett smidigt sätt utan onödiga störningsmoment
Funktioner för hantering av inkorgen utifrån ett regelverk, så att t.ex. Outlook automatiskt kategoriserar din e-mail, flyttar mail till förbestämda mappar eller aviserar.

Hjälp att skärma av

Den stora mängd distraktioner och information som vi utsätts för idag gör att många har nytta av verktyg som ger ökat fokus. Till exempel:

Inställningar för aviseringar så att det inte plingar i dator och telefon i tid och otid (tysta timmar och dagar samt andra personliga preferenser)
Appar som stänger webbläsarfönster som du inte använt på en stund
Appar som automatiskt lägger in tidsfönster mellan dina möten

Läs mer här

Stöd för smidigare samverkan med andra

Numera finns mängder av funktioner och appar för samarbete och många av dessa känns självklara idag. Listan med exempel kan göras hur lång som helst. Här är några exempel:

Applikationer för digitala möten, chatt, direktmeddelanden och möjligheten att dela dokument
Funktioner i möten som digital whiteboard, räcka-upp-handen och smidiga sätt att föra protokoll
Appar för att planera, hantera aktiviteter i ett team och för fullskalig projektledning

För den som använder Microsoft Teams utgör Teamsplattformen i sig ett exempel. Dels för att Teams har många samarbetsverktyg. Dels för att alla dessa verktyg samlas på ett och samma ställe. Men också för att du kan lägga till appar (från Microsoft och tredjepart) så att också de ”bor” i Teams.

3. Utveckla egna appar eller anpassa färdiga

Ett sätt att få digitala verktyg att verkligen stödja just era processer och behov är att anpassa färdiga appar eller utveckla egna.

Det är ett alternativ som blir allt vanligare tack vare dagens lågkodslösningar. Med en sådan skapar du appar och flöden i ett grafiskt gränssnitt som är lätt att förstå och inte kräver utvecklingserfarenhet. I Microsoftsportföljen finns till exempel Power Platform-verktygen Power Apps, Power Automate och Power BI.

Exemplen på Power Platform-appar som organisationer skapat spänner över många vitt skilda områden:

App där medarbetarna meddelar kommande sjukfrånvaro som synkar med kalender och out-of-office-meddelanden.
App som sparar läraranteckningar från utvärderingar och visualiserar resultaten.
Möjlighet för ”front-line-workers” att rapportera risker och brister för att förbättra säkerhet och kvalitet på arbetsplatsen.
Hantering av reseräkningar, tidrapportering, onboarding/offboarding etc.

Sammanfattningsvis

Det finns idag mängder av digitalt stöd för ökad produktivitet, både för individen, teamet och organisationen. För att maximera värdet av appar och funktioner bör du utgå från vad du vill lösa och vara aktsam så att ni inte adderar onödig komplexitet.

Lägg inte till appar och funktioner av slentrian. Välj stöd med omsorg utifrån specifika behov. På företagsnivå, överväg om ni ska utveckla egna appar och flöden för att stödja just det ni vill uppnå.