Möten – tidstjuv eller nödvändigt?

Det är inte ovanligt att personer i vissa roller spenderar mer tid i möten än de faktiskt har tid att arbeta. En dålig möteskultur kostar mycket, både för individen och organisationen. Därför är det viktigt att öka möteseffektiviteten. Men också att minska mängden möten på olika sätt.

Även om möten är bästa kommunikationssättet i vissa situationer så sänker de produktiviteten om de är för många, långa och ofokuserade.

Kostnaden av icke-produktiva möten

Aktuella amerikanska undersökningar visar att snittmedarbetaren har 10 möten i veckan och chefer över 12, samt att deras icke-produktiva mötestid uppgår till 31 timmar i månaden. Eventuellt är siffrorna ännu högre i Sverige där vi är måna om konsensus.

Icke-produktiva möten är inte bara slöseri med tid utan orsakar också stress, frustration och desmotivation. Dessutom finns risken att det påverkar ”team morale” och beslutsfattande negativt.

Strikt chef gör bästa mötet

Många organisationer, och chefer, förstår baksidorna med möten och lägger redan fokus på att effektivisera dem. De ledare som lyckas bäst är de som håller hårt på agenda, förberedelser och mötesregler.

Time4you, konsulter inom personlig effektivitet, skriver om ett kundcase där alla medarbetarna var rörande överens om vilka möten som var bäst. Nämligen chefen Agnetas.

Agneta var tydlig med mötesprinciper och följde dem strikt. Till exempel låste hon dörren och ignorerade de som kom för sent, avbröt mötet ifall deltagare var oförberedda och bokade istället en ny mötestid etc.

Resultatet: möten som var korta, målinriktade, förberedda, trevliga och väldigt effektiva.

Minska antalet möten

Möteseffektivitet är viktigt. Men minst lika viktigt är att minska mängden möten. Speciellt som en stor mängd möten tenderar att leda till sämre möteskvalitet.

Du kan ofta ersätta möten med andra sätt att kommunicera, som till och med är bättre för att uppnå det du vill. Fråga dig själv om du kan lösa frågan via e-post, chatt eller telefon.

Här kan du läsa mer om när olika kommunikationsverktyg passar bäst.

När är möten bra?

Det finns givetvis situationer när möten fortsatt är det mest effektiva kommunikationssättet. Här är några exempel:

• För att diskutera komplexa frågor som kräver olika infallsvinklar eller generera kreativa lösningar på ett problem
• För att fatta beslut som kräver input från olika personer
• För att bygga relation och tillit i ett team
• För att kommunicera viktiga förändringar där det är viktigt att säkerställa att alla förstår
• För att tydliggöra roller och ansvar

I andra fall vinner du oftast på att ifrågasätta mötet och välja ett annat kommunikationssätt.

Medvetna beslut ökar nyttan från IT

Möten kan onekligen slösa bort mycket tid. Sedan tror jag att det är svårt att vara 100% effektiv i alla lägen och det kanske inte heller är önskvärt. Personligen gillar jag många av de möten jag deltar i, då jag uppskattar den sociala aspekten.

Detta sagt så kan det löna sig att tänka till på hur möten ska ske och om de ska ske över huvud taget. I alla fall om du upplever frustration kring möten i din organisation.

IT och digitala verktyg för kommunikation och produktivitet bidrar till en enklare vardag och ökad effektivitet på många olika sätt. Men det är när IT kombineras med medvetna beslut om arbetssätt, som den verkliga nyttan uppkommer. Till exempel:

Vilka kommunikationssätt ska ni använda när? Var ska ni lagra saker så att alla hittar enkelt? När ska ni ha fysiska möten och när är det bättre att mötas digitalt?

Läs mer här: Hur få, enkla regler för kommunikation maximerar er effektivitet