Vilken IT-lösning är bäst?

Det finns många olika sätt för företag att hantera sin IT. Sätt som är olika bra i olika situationer och för olika företag. I den här bloggposten gör vi en kartläggning över för och nackdelar med olika alternativ och när vilket alternativ brukar passa bäst.

Först och främst finns alternativen själv eller via leverantör.

1. Att köpa och sköta sin hårdvara själv är den typiska lösningen för företag med en egen IT-avdelning och den används också av en del mindre företag.
2. Att anlita en leverantör som tar hand om IT-frågor är det tillvägagångsätt som våra kunder valt. De flesta av dem har ingen egen IT-kompetens och vill inte lägga tid på IT. Vi på IT-partner tar hand om deras IT, både som rådgivare och utförare.

Den här bloggposten fokuserar på IT via leverantör. Inom denna kategori finns det nämligen tre olika sätt att köpa IT och det är inte alla som känner till dem än. Alternativen skiljer sig åt på flera plan men det finns några fördelar som är gemensamma för alla tre:

• Du slipper lägga tid på IT och kan fokusera på din kärnverksamhet
• Du har tillgång till expertkunskap och erfarenhet inom IT
• Du slipper strulfaktorn med återställning av data, nertid, dataförlust etc.
• Du kan känna dig trygg vad gäller säkerhet, backuper, behörigheter, rättigheter etc.
• Administrationen blir enklare och ledtiderna kortare
• Det är kostnadseffektivt genom rätt balans mellan standardisering och individanpassning
• Upplägget verksamhetsanpassas

1. Köpa IT drift och support

Du kan låta en IT-leverantör sköta underhållet av din IT. Leverantören har en kopia av datoruppsättningen för ditt företag eller avdelning och kan nyinstallera, serva och återskapa efter krasch. Leverantören säkerställer också viktiga frågor som backup, säkerhet, behörigheter och moderna sätt att komma åt filer och program från flera enheter.

Det är du som kund som köper datorerna och har ansvaret för dem

Några av fördelarna:

• Kostnadseffektivt
• Tryggt
• Verksamhetsanpassat

Nackdelar:

• Du behöver finansiera hårdvaran
• Du behöver hantera IT-utrustning; köpa nya datorer och avyttra gamla
• Du kan behöva uppgradera datorerna för att möta ändrade krav i verksamheten

Passar för företag som:

• Har bra kassa och kan betala kontant
• Inte behöver förändra verksamheten så snabbt
• Räknar med en ganska lång livslängd på sina datorer
• Vill äga sin egen utrustning

2. Köpa IT som en tjänst

Ett annat sätt att hantera din IT är att hyra både hårdvara, drift och support som en tjänst. Det brukar kallas Arbetsplats som tjänst.

Leverantören tillhandahåller då hårdvaran installerad och klar med det innehåll som fastställts för ditt företag eller avdelning. Skulle en dator krascha så återställs den snabbt genom en nyinstallation eller genom att medarbetaren får en ny hårdvara. Datorerna kan också bytas ut mot nyare modeller med viss frekvens som du som kund bestämmer. Och leverantören återvinner gamla datorer i samarbete med datortillverkarna.

Fördelar:

• Bra för kassaflödet – du slipper binda pengar i hårdvara
• ”Det bara funkar” – leverantören har driftansvar för hela kedjan
• Flexibilitet att byta – om datorn går sönder, verksamheten ändras, kraven ökar
• Miljövänligt – etablerade rutiner för att ta hand om gammal IT-utrustning

Nackdelar:

• Du binder upp dig i ett avtal i 24 till 36 månader
• Inte alltid lika kostnadseffektivt jämfört med en köpt dator om den kan användas länge

Passar för företag som:

• Föredrar förutsägbar och jämn betalning
• Vill ha minimalt med avbrott
• Vill ha hög flexibilitet
• Vill låta intern personal slippa all hantering av IT-utrustning

3. Hyra ditt Windowsskrivbord som tjänst

Det mest moderna sättet att hantera din IT är att hyra ditt windowsskrivbord som tjänst. Ditt skrivbord lagras då centralt i ett datacenter. Det betyder att du bara behöver en liten klient som pratar med ditt Windows-skrivbord och alla dina program. Du kan arbeta från vilken dator som helst och ha åtkomst till alla dina grejer, förutsatt att du har internetuppkoppling.

Fördelar:

• Billigt – du kan ha mindre och enklare hårdvara
• Flexibelt – det är enklare och billigare att göra förändringar av antal enheter, kapacitet eller tillgång till program
• Tillgängligt – du kan jobba var du vill och från vilken enhet du vill (till och med en lånad dator). Du loggar bara in för att komma till ditt windowsskrivbord med alla dina program och allt ser likadant ut som på din egen dator.

Nackdelar:

• Kräver internetuppkoppling
• Du binder dig i avtal på minst 12 månader

Passar för företag som:

• Vill ha en kostnadseffektiv lösning
• Vill ha maximal flexibilitet t ex i att kunna ge och ta tillbaka access för tillfällig personal
• Har delar av personalstyrkan som använder datorn i begränsad omfattning
• Har en stor geografisk spridning

Mixa och anpassa olika alternativ

Värt att notera är också att du med fördel kan blanda olika alternativ för olika delar av verksamheten. Vissa avdelningar har alternativ 1 eftersom verksamheten är relativt konstant och datorerna håller länge. Andra avdelningar kan ha alternativ 2 eftersom kraven på hårdvaran ändras snabbt och ofta. Viss personal kanske ska ha lösning 3 för maximal flexibilitet.

Dessutom vill vi poängtera att samtliga alternativ kan och bör verksamhetsanpassas. Inte minst för att få rätt kostnadsbild. Faktorer som påverkar innehållet i leveransen är exempelvis kraven på återställning. Hur långt avbrott kan verksamheten acceptera? Hur snabbt behöver man kunna komma igång efter en eventuell krasch? Och även här kan kraven variera mellan olika delar av verksamheten.

Sammanfattningsvis så har alternativen sina för och nackdelar. Vilken lösning och vilken kombination som är bäst beror på ditt företags behov och situation.