Bli kvitt teknikstrulet i dina mötesrum en gång för alla

”F-n också, hur svårt ska det vara att få upp presentationen på skärmen”. Det här är en vanlig svordom i konferensrum och teknikstrul är tyvärr mer en regel än ett undantag. Många företag har dyr konferensutrustning i sina konferensrum och ändå fungerar det inte som man vill. Här är ett försök att konkretisera problemen och hur du kan lösa dem på både kort och lång sikt.

Det är vanligt att mötesrumslösningar växer fram ad-hoc och det är ofta det som orsakar användarproblemen. Du köper en kamera, en mikrofon, en projektor, en TV – vartefter behov uppstår. Till slut står du med en massa komponenter som inte hänger ihop och symptomen är många.

6 vanliga problem i konferensrummet

Ett av de vanligaste problemen i mötesrum är att få bild till skärmen. Du står där och försöker hitta rätt kanal och meckar med sladdar. Kanske måste du kalla på någon teknikansvarig som inte heller verkar ha koll och i sin tur pillar lite på knapparna. I bästa fall får ni bild 10 till 15 minuter in i mötet. I sämsta fall får du visa presentationen på din datorskärm.

Här är några av de främsta mötesrumsutmaningarna:

Svårigheter att få bilden att visas på TV eller projektorduk
Vet inte vilken kanal du ska välja
De sladdar som behövs finns inte i rummet
Vissa deltagare kan inte ansluta
Fjärrkontrollen har 20 olika knappar och ingen vet vilka som är de rätta
Osäkert att byta presentatör – du mailar hellre presentationen till den som lyckats få bild än byter presentatör och riskerar förnyat strul med skärmdelning.

Teknikproblemen leder till en hel del stress, osäkerhet och ineffektivitet. Kommer mötet att lyckas och kommer du att hinna det du tänkt?

Ständigt försenade möten påverkar allas effektivitet och ger dåligt intryck på exempelvis kunder och leverantörer.

Prylar som eliminerar problemen

Som tur är finns det en rad smarta prylar som radikalt förenklar användandet av tekniken i konferensrum. Till exempel:

Trådlösa puckar som kopplas in i användarens usb-port och låter dig växla mellan olika presentatörer med en knapptryckning.
Kraftigt förenklade fjärrkontroller som i princip omöjliggör förvirring beträffande kanalval.
HDMI-switchar som gör att din skärm visas automatiskt på den skärm som är på och gör det enkelt att växla mellan olika skärmar.

Problem med saknade sladdar och att deltagare inte kan ansluta löser du relativt enkelt genom att tänka till på vilka sladdar och adaptrar som ska finnas i varje rum och hur de monteras. Här tänker vi närmare bestämt på adapterringar, olika typer av kabeldiken etc.

Det här krävs för att bygga en smidig lösning

Även om prylar dramatiskt kan förbättra användarupplevelsen så gäller det förstås att tänka till på vilka prylar ni behöver och sätta upp utrustningen på rätt sätt.

Här är tre steg för att införa en ny konferensrumslösning som fungerar:

Planera

Det första är att lägga tid på planering. En vanlig orsak till konferensrumsproblemen är just att lösningen vuxit fram ad-hoc och att inget hänger ihop.

Designa lösningen för varje rum, eller rumstyp, utifrån vad rummet ska användas till och vilka förutsättningar och eventuella begränsningar som finns (t ex rummets storlek, ljusinsläpp, möjlighet att montera takfästen, dra kablar etc).

Välj utrustning

Sedan behöver du identifiera grundkraven på vilken utrustning som behövs; projektor, TV-skärm eller båda delarna, konferenstelefon, mikrofoner, motordriven duk, ljudanläggning etc.

Efter att du vet de övergripande kraven så behöver du välja utrustning; vilken typ av projektor, vilken sorts kablar, hur många mikrofoner, vilken ljudanläggning osv. Samt, vilka specialprylar ni ska ha i form av HDMI-switchar, fjärrkontroller, trådlösa presentationssystem – och i vilket utförande.

Installera

Därefter behöver du installera, montera och konfigurera utrustningen så att det funkar som du vill.

De allra enklaste lösningarna kan du ofta sätta upp själv – montera en TV-skärm, ha en kabel på bordet med en enkel fjärrkontroll och en sladd på golvet. Men så snart lösningen blir något mer avancerad så krävs det mer för att skapa en bra konferensrumsmiljö; skruva upp skärmar, dra och gömma kablar, borra i bord för att gömma brunnar. Ibland behöver en elektriker dra el och öppna nya uttag.

Det behövs också ett konfigureringsjobb för att få tekniken att hänga ihop; ställa in kanaler, koppla in puckar, koppla ihop switchar etc. Konfigureringssteget är viktigt för att få till en smidig lösning – annars är risken att du har smarta prylar som ändå inte avhjälper teknikproblemen.

Till sist är det bra att skapa en lathund för användningen av tekniken i respektive rum.

Quick fix – 3 snabba åtgärder du kan göra nu

Det är framför allt vissa situationer som brukar bli triggern till att ta tag i teknikproblemen i konferensrum, till exempel en flytt till nya lokaler. Annars ramlar mötesrumsproblematiken ofta mellan stolarna.

Om du känner igen dig men ändå vill göra några förbättringar i era konferensrum, här är tre snabba tips:

Skaffa en HDMI-kabel i varje rum om du inte har det – då minimerar du risken för strul eftersom det allra flesta prylar har stöd för det.
Skruva fast adapterringen i HDMI-kabeln – så slipper du anslutningsproblem på grund av fabrikat, årsmodell etc.
Sätt en instruktion på fjärrkontrollen – testa vilken knapp som ger rätt kanal och fäst en post-it-lapp på kontrollen för att undvika förvirring.

Med rätt utrusning som sätts upp på rätt sätt slipper du stress och ineffektivitet kopplad till teknikstrul i konferensrummen. Och det finns ju bättre sätt att nyttja mötestiden!