Nya sätt att mötas

Är mesta delen av din kalender fylld av mötesbokningar? Kanske är du rent av dubbelbokad på vissa möten och får göra jobbet på kvällen när barnen lagt sig? Här är några tips på hur du genom att använda digitala verktyg kan effektivisera dina möten och rent av slippa några.

Möteskultur och kvalitet

Vissa företag vidtar radikala åtgärder för att få bukt med möteshetsen. De sätter regler i stil med att möten enbart får hållas om det finns ett beslut att fatta. Eller att möten upplöses ifall att inte alla beslutsfattare är närvarande.

Det finns också mängder av råd kring hur du kan öka möteskvaliteten med hjälp av noggranna förberedelser, en tydlig agenda, ett fastställt syfte (beslut-, idé-, informationsmöte) etc.

Men alla företag kan inte ha en rigorös möteskultur. Och kvalitetstipsen, även om de är bra, kräver disciplin för att följas och få effekt.

Som tur är finns det numera digital verktyg som oavsett kultur och möteskvalitet kan effektivisera dina möten och samarbeten, på andra sätt.

5 tips för effektivare möten och samarbete

Här är fem tips på nya sätt att mötas som sparar tid och gör att du kan slippa vissa möten helt och hållet.

1. Digitala möten

En uppenbar möjlighet är att ha möten digitalt istället för fysiskt. Fördelarna är tydliga. Ni kan ha möten även om ni är på olika ort och ingen behöver resa någonstans. Ni kan vara med oavsett vilken enhet ni har tillgång till; någon ansluter via dator från kontoret, en annan via I-pad hemifrån, en tredje ringer in från sin mobil när hen är på resande fot.

Vissa yrkesgrupper kan spara enormt mycket tid genom att byta fysiska möten mot digitala. Till exempel säljare som kan kapa restid för kundmöten.

Med dagens möjligheter till videomöten och skärmdelning så blir det digitala mötet lika effektivt och personligt som det fysiska. Populära verktyg är exempelvis Skype for Business, Microsoft Teams och Zoom.

2. Spela in viktiga möten

Ett produktivitetstips är att hålla vissa möten digitalt, parallellt med det fysiska, även när mötet sker i ett konferensrum på kontoret. Då får ni nämligen en inspelning som kan skickas ut istället för att någon ska skriva protokoll. Vid viktiga möten är det ett bra sätt att dokumentera och den som missade mötet kan ta del av det i efterhand.

I framtiden kommer förmodligen bottar att både kunna transkribera mötet, översätta till olika språk och sammanfatta de viktigaste punkterna.

3. Co-creation

Co-creation där ni ”träffas i ett dokument” kan minska behovet av arbetsmöten. Genom att bjuda in personer till ett dokument som lagras på gemensam yta (till exempel SharePoint eller Google Docs), kan ni arbeta tillsammans, i realtid om ni vill, i ett och samma dokument. Detta eliminerar strul med hantering av olika versioner av dokumentet och reducerar behovet av att träffas.

4. Röst eller videomeddelande

Ett tips som inte direkt påverkar mötesintensiteten men främjar effektivitet på andra sätt är möjligheten att skicka röst och videomeddelanden. Istället för att skriva ett mail, tala in ett röstmeddelande eller spela in en video, och skicka via mail eller Messenger.

Det här är ett effektivt sätt för exempelvis en säljare att skicka en personlig hälsning eller en demo efter ett kundmöte.

5. Chattjänster

Chatt ökar i popularitet och utgör ett bra sätt att ha en snabb dialog istället för att prata via telefon, mail och i möten. Många företag använder kanaler i Microsoft Teams för att samarbeta via chatt. Det finns en mängd andra chattjänster som Slack, Messenger och Hangouts.