Därför ska du dela – istället för att skicka filer

Att bifoga filer i mail har blivit en norm. Och det är egentligen inte så konstigt – det har, fram till för något år sedan, inte funnits några riktigt bra alternativ. Men idag finns det många anledningar till att sluta bifoga dokument i mail och istället dela filerna – här är åtta av dem.

Det finns många anledningar till att vi bifogar filer i mail. Det främsta skälet är vanan – vi är helt enkelt vana vid att det är så man gör.

Och det är inte så konstigt. Under lång tid var det i stort sett det enda smidiga alternativet för att skicka viktiga filer – om man inte ville skicka dem med snigelpost, bränna av dem på en cd eller skicka över ett USB-minne.

Men det är dags att ändra den vanan. Det finns nämligen många skäl till varför du inte bör skicka filer via mail. Att dela istället för att skicka är dessutom både smart, enkelt och kostnadseffektivt.

Åtta anledningar till att dela

Här är åtta anledningar till att börja dela och sluta skicka!

1. Du ökar säkerheten

När filer bifogas till mail finns risken att de landar hos personer som inte bör ha tillgång till dem. Dels om du råkar skicka till fel person, men även när du skickar till rätt person som i sin tur vidarebefordrar utan att tänka på att bilagorna hänger med. På så sätt kan till exempel offertförslaget som skulle till chefen hamna hos kunden och det är svårt att återkalla ett mail som skickats.

När du delar filer kan du stryka det problemet från listan. Risken att du delar en fil till obehöriga är inte speciellt stor – och skulle det ske så är det enkelt att plocka bort behörigheten igen.

2. Du slipper komprimera storleken på filerna

Hur många gånger har det hänt att du inte kan bifoga en fil för att den är för stor? Och även om du får iväg mailet så kanske mottagarens inbox är mer begränsad och vägrar ta emot din viktiga fil. Ibland räcker det med en fil-komprimering men ibland funkar inte ens det.

Om du istället delar filen behöver du inte oroa dig för storleken och du behöver inte lägga tid på att komprimera filer.

3. Du slipper ha flera versioner av samma dokument

Att bifoga en fil i mailen gör att det kan vara svårt att hålla reda på vilken som är den senaste versionen. Ofta görs ju en, två eller rent av fyra till fem uppdateringar innan ett dokumentet är klart.

Genom att dela dokumentet finns det alltid tillgängligt i den senaste versionen. Ni slipper jobbiga möten där hälften av deltagarna utgår från ett redan förlegat förslag.

4. Snabb tillgång till materialet

Förmodligen läser du ofta dina mail i mobilen, framförallt när du är på resande fot.
Att ladda ner en fil som är bifogat till ett mail kan ta lång tid vilket i sig är irriterande. Om du dessutom befinner dig utomlands utan tillgång till wifi så kan det innebära en onödig kostnad.

Med dokumenten i molnet har du snabb tillgång till dem – utan långa nedladdningstider.

5. Alla ändringar finns med

Vi har sagt det innan och det tåls att säga igen, när du delar en fil så kan alla som har behörighet gå in och göra ändringar i ett levande dokument. Du riskerar aldrig att sitta på en gammal version och du har oftast filen tillgänglig var du än är – åtminstone om du jobbar i en molntjänst.

6. Allt samlat på samma ställe

När du bifogar filer i mail så ger du mottagaren en tidskrävande uppgift – att spara dokumenten så att de går att hitta tillbaka till. Om din mottagare tillhör de som får hundratals mail om dagen så är det en klen tröst att dokumentet finns i något av mailen.

Om ni delar filer istället så slipper du otaliga timmars letande efter filer i mailen. Genom att dela filer med hjälp av exempelvis OneDrive, Google Drive, eller Dropbox så finns filerna precis där du vill ha dem – mappade och klara!

7. Alla som ska ha access har access

När du delar en fil så lägger du helt enkelt till de personer som ska ha access. Sedan behöver du inte tänka mer på det. De kommer alltid att se de dokument som finns i den delade mappen utan att du gång på gång behöver fundera på vem i organisationen som behöver ha tillgång – tidseffektivt och praktiskt.

8. Du slipper missa viktiga filer

Hur ofta har du varit med om att du själv eller någon annan missat en fil som ligger bifogat i ett mail? Genom att dela filer så slipper du det problemet. När du delar en fil skickas ett mail, med länk till filen, till mottagarna. Alla dokument finns dessutom i mappen som alltid är tillgänglig för alla med behörighet.