Har du som VD kontroll över er IT?

”Som VD vill jag känna att jag har kontroll över IT och att jag fattar rätt beslut vad gäller IT-utveckling”. Det är ett citat från en VD jag träffade nyligen och prickar in något som många VD:ar känner. Många upplever dock att de INTE har kontroll över IT, vilket inte är konstigt. Här är 6 områden du som VD behöver känna till för att kunna ta kontroll över er IT.

IT är avgörande för alla verksamheter idag när allt mer digitaliseras. Det ger effektivitetsvinster och konkurrensfördelar och har gått från att vara ett ”stöd i bakgrunden” till något affärskritiskt.

De flesta VD:ar vi träffar känner emellertid inte att de har kontroll över sin IT. Det är inte konstigt med tanke på att IT blir allt mer komplext. Det kan vara utmanande även för en IT-avdelning som arbetar fulltid med IT.

Vanliga problem om kontrollen brister

Om kontrollen över IT brister så medför det ofta onödigt strul i vardagen. Det hämmar produktivitet och innovation och möjligheten att nå verksamhetens mål. Det kan även innebära onödiga säkerhetsrisker.

Här är några situationer vi stöter på: Man har råkat ut för dataförluster och backupen har fallerat. Det kostar tid och pengar att fixa fel och manuellt sätta upp eller återställa datorer. Man har köpt in system som visar sig inte uppfylla kraven. Nyckelpersoner i ledningen blir ofrivilligt projektledare för IT-implementeringar. Eller om man har otur, att hela IT-miljön har låsts av hackers.

6 kritiska områden för att få kontroll över er IT

Det finns enormt mycket detaljer inom IT – som du som VD inte behöver kunna. Däremot är
det bra att du känner till huvudområdena inom IT ur ett verksamhetsperspektiv. Då kan du se till att ni håller en hygiennivå (eller mer, beroende på behov) inom varje område och på så sätt ta kontroll över er IT.

Enligt vår erfarenhet finns det 6 övergripande områden som är viktiga ur ett verksamhets- och VD- perspektiv.

Analys av nuläge

När vi gör en övergripande analys av en organisations IT och en bedömning av nuläget så tittar vi bland annat på följande inom respektive område:

• Affärsnytta – Hur väl stödjer IT er affärsidé och vision nu och i framtiden? Får ni ut potentialen av IT för att få intern effektivitet, innovation och konkurrensfördelar? Har ni en optimal kostnadsbild för er IT med avseende på till exempel utrustning, system och licenser.
• IT-styrning – Hur ser nuvarande och framtida utvecklingsbehov ut? Hur sker beslutsprocesser? Har ni de roller och kompetens ni behöver? Har ni kontroll över leverantörsavtal, beställning och leverantörshantering?
• Stöd till medarbetaren – Har ni den utrustning och de applikationer ni behöver för att vara produktiva? Får medarbetarna IT-support i den utsträckning de behöver? Arbetar ni mobilt utan problem?
• Drift – säkerhet, stabilitet och effektivitet – Har ni fullgod säkerhet mot intrång och attacker? Backas er data upp med en frekvens som möter era krav? Har ni ett tillräckligt proaktivt underhåll för att undvika säkerhetsrisker och problem med nedtid.
• Teknisk skalbarhet – Går er arkitektur att skala upp i takt med att ni växer? Har ni teknologi och plattformsval som är framtidssäkrade? Fungerar er informationsstruktur nu och fungerar den om ni utökar med mer personal?
• Legala krav – Uppfyller ni GDPR och eventuella andra unika legala krav till exempel branschspecifika?

IT som stödjer verksamheten

Genom att adressera ovanstående sex områden kan du som är VD ta kontroll över er IT så att den stödjer verksamheten och ger maximal affärsnytta. Ni får en smidig vardag utan strul där IT ”bara fungerar”. Ni har nöjda och produktiva medarbetare, mindre stress över säkerhetsfrågor och en IT som stödjer verksamhetens mål nu och i framtiden.