Hur IT stödjer företagets tillväxtresa

Numera är IT mycket mer än bara en stödfunktion. Med digitaliseringen har IT blivit centralt för verksamhetsutvecklingen i alla organisationer. Dagens skalbara molntjänster gör också att IT-tjänster blivit tillgängliga för alla oavsett bolagets storlek. Så hur behöver IT skalas upp i takt med att företaget växer? Här är exempel på hur IT stödjer företagets tillväxtresa.

Det fina med moderna molntjänster är att de passar alla, från soloföretagare till organisationer med flera tusen anställda. Själva plattformen, till exempel Microsoft 365, är lika för alla och har alla de verktyg som du kan behöva långt upp i organisationsstorlek.

Det är inte bara antalet licenser som kan skalas upp (eller ner) utan också funktioner som du kan lägga till vartefter ditt företag växer.

IT stödjer olika behov i företagets tillväxtresa

Här följer en schematisk uppdelning av hur behovet av IT kan se ut för organisationer av olika storlek. Notera dock att det som spelar störst roll är hur komplexa krav ni har på ert IT-stöd.

Vissa branscher, till exempel företag inom fond och finans, har till exempel extra höga krav på säkerhet. De behöver möta upp mot krav från både kunder och Finansinspektionen och har således säkerhetskrav motsvarande vad ett mycket större företag i en annan bransch skulle ha.

IT för mindre företag

För fåmansföretag räcker det i regel med en out-of-the-box-lösning för att möta behovet av IT. Du kan ha Microsoft 365 licenser för dig och ett antal medarbetare.

Då har ni tillgång till:

• E-postkonton
• OneDrive för personlig lagring
• SharePoint om ni har behov av att dela information med varandra
• Microsoft Teams för samarbete och kommunikation
• Säkerhetsinställningar som inkluderar antispam och antivirus

Du köper licenserna, ni loggar in och är redo att köra. Du kan behöva komplettera med back-up.

IT för något större företag

När ditt företag växer, med fler medarbetare och olika avdelningar, så ökar kraven. Nu behöver ni mer komplexa licenser och vissa kompletteringar.

Här är några exempel på tillkommande behov:

• En mix av licenser där olika användare har olika licenser, inte minst av kostnadsskäl.
• Behörighetshantering som ser till att rätt person har tillgång till rätt information och system. När antalet medarbetare växer behöver ni se till att alla inte har tillgång till allt, av säkerhetsskäl.
• Enhetshantering som ger kontroll över enheter (telefoner, paddor och datorer). Med enhetshantering kan ni till exempel släcka en enhet som inte längre ska kunna användas eller spärra data från att hamna i orätta händer om en enhet tappas bort.
• Automatiserad installation av nya datorer som gör att medarbetare snabbt kan komma igång och håller nere kostnaderna.

Även här brukar standardinställningarna för de tillagda verktygen räcka långt.

IT för stora företag

När ditt företag växer ytterligare, kanske genom förvärv, etablering på fler orter eller internationell expansion, så ställs nya krav på IT-miljön. En produktionsenhet i Borås kan ha helt andra behov än verksamhetens kontor i Stockholm.

Det gäller att få ihop krav och önskemål från verksamhetens olika delar till en helhet.

Plattformen Microsoft 365 är fortfarande densamma men nu tillkommer krav relaterade till säkerhet, sekretess och efterlevnad.

Mer specifikt ökar behoven av till exempel:

• Kontroll över behörigheter och tillgänglighet. Vem/vilka har tillgång till vad? Vad kan de göra med den information de har tillgång till? När ska tillgänglighet ges? Det behövs en genomtänkt behörighetsstruktur för helheten.
• Att trygga känslig information. Behörighetsstrukturen kan kompletteras med ytterligare ett lager som skyddar känslig information. Då förhindras personer, även de som har behörighet, från att dela vissa mappar eller skicka vidare vissa dokument.
• Spårbarhet. Med kontroll över enheter och vem som haft tillgång till vad samt information om hur och när en avvikelse skett – så kan du förekomma risker och hot.
• Regelverk och automatisering. Verksamheten behöver fatta beslut om regelverk för kontohantering, behörigheter, säkerhet och kommunikation. IT behöver sätta upp regelverket samt automatiseringar som säkrar att regelverket följs.
• Ordning och reda. Kraven på rutiner, principer och dokumentation ökar. Dels för att skapa tydlighet internt om hur IT-stöd ska användas. Dels för att trygga fullgod säkerhet. Men också för att tillgodose externa krav. Du kan till exempel behöva svara på en förfrågan från bank eller revisor angående er rutin för backup. Det är inte heller ovanligt att kunder certifierar sina leverantörer. I så fall kan du behöva svara på frågor kring principer eller vilken säkerhetsnivå ni har.

Utbildning av personalen för att undvika säkerhetsrisker

En aspekt som växer i betydelse ju större organisationen blir är behovet av att informera och utbilda personalen. Ett av de största hoten mot ditt företags IT-säkerhet är nämligen dina anställda. Inte uppsåtligen utan för att de är omedvetna om hur deras agerande kan utsätta företaget för onödiga risker.

Vi gör allt oftare riskanalyser med simulering av olika scenarios för företag, med efterföljande analys och utbildning.

Här kan du läsa mer om osäkra användarbeteenden och hur ni kan hantera dem.