5 fallgropar i införandet av Microsoft Teams

Samverkansplattformen Microsoft Teams är ett bra verktyg för dig som vill öka samarbetet och produktiviteten i ditt företag. Men det finns några fallgropar att se upp med i införandet av Microsoft Teams. Här är fem vanliga utmaningar och hur du kan undvika dem.

Fallgropar i införandet av Microsoft Teams

Här är fem vanliga utmaningar vi ofta ser i organisationer i samband med införandet at Microsoft Teams:

Du bygger en för stor struktur

En av de största fallgroparna är att du bygger en för stor struktur direkt. Det finns många bra användningsområden i Teams men om du bygger en för stor struktur med en gång så blir det lätt oreda. Det är bättre att börja i liten skala med de nödvändigaste funktionerna och sedan att bygga ut allt eftersom du ser behov och vet vad användarna efterfrågar.

Du saknar strategi för uppdateringar och förbättringar

Microsoft Teams är en levande produkt som kontinuerligt förändras. Därför är det bra att ha en strategi för hur ni ska hantera uppdateringar och nya möjligheter med Teams. Det gäller allt från möjligheten att integrera olika tredjeparts-appar till att hålla sig uppdaterad om vilka funktioner och uppdateringar som är viktiga för organisationen. Samt att sätta en struktur för vilka personer som ska vara ansvariga för olika teams, Teams-ägare.

Du utbildar inte personalen

Du bygger en bra struktur men glömmer bort att utbilda personalen i hur Teams fungerar och vilka funktioner som används till vad. I värsta fall leder detta till att ingen i personalen använder Teams. Eller att bara en del av funktionerna, som skulle gynna individen, teamet eller företaget, används.

Du saknar guidelines för hur ni ska jobba med Teams

Om ni inte sätter upp tydliga guidelines och principer så finns det en risk att det blir rörigt. Om olika personer skapar olika teams finns till exempel risken att samma information delas på olika ställen. Det gör medarbetarna förvirrade över var och hur de ska agera i Teams.

Vi brukar rekommendera guidelines på två nivåer:

1. Guidelines i form av dokumentation över vad chefer/IT/ledning har kommit överens om vad gäller huvudstruktur, vilka teams som ska finnas och vilka personer som ska vara teams-ägare.
2. Guidelines i form av instruktioner för användarna.

Du missar åtgärder för säkerhet

Microsoft lägger miljontals kronor på att hela tiden utveckla säkerheten. Men varje företag har ansvar för sitt innehåll och sin IT-miljö. Därför är det viktigt att ni sätter upp era molntjänster rätt så att ni kan dra nytta av alla säkerhetsmöjligheter som finns i Microsoft. Och att ni tar backup på er data. Här kan du läsa mer om molnet samt fördelar och utmaningar med moln-IT.