Undvik 5 vanliga fallgropar och minska onödiga IT-kostnader

Det är inte ovanligt att små- och mellanstora företag har onödigt höga IT-kostnader. Och det finns ganska många områden där kostnaderna kan skena iväg. I den här bloggposten tar vi upp fem sådana områden och fallgroparna att undvika.

När vi inleder ett uppdrag med en ny kund så börjar vi alltid med att analysera deras IT-miljö. Då tittar vi till exempel på val av hårdvara och licenser, drift, support och underhåll samt säkerhet och skalbarhet.

Som regel hittar vi alltid både kort- och långsiktiga förbättringar, varav många är sådana som kan bidra till bättre ekonomi på olika sätt.

Fem orsaker till att IT-kostnaderna blir onödigt höga

Här är fem områden inom IT där kostnadsbilden inte alltid är optimal och varför.

1. Ineffektiv hantering av hård och mjukvara

Utdaterad utrustning: Att fortsätta att använda gammal eller ineffektiv hårdvara gör att underhållskostnaderna ökar liksom riskerna för nedtid. Det brukar löna sig att förse medarbetarna med uppdaterad utrustning med tanke på att långsamma datorer, strul och störningar är riktiga produktivitetsdödare.

Över- eller underlicensiering av mjukvara: Att betala för fler (eller mer omfattande) licenser än ni behöver eller omvänt, inte ha tillräckligt med licenser, kan leda till resursslöseri alternativt hindra er produktivitet.

För stor systemflora: Att använda flera verktyg som uppfyller samma syften leder till onödig komplexitet och onödiga kostnader.

2. System som inte är integrerade

Datasilos: När system inte är integrerade så uppkommer datasilos vilket i sin tur leder till kostnader för dubbelarbete och hantering av fel.

Manuell datahantering: Utan integrerade system behöver ofta medarbetarna spendera tid på att manuellt lägga in data i olika system. Det kostar i form av tid som de skulle kunna lägga på annat.

3 Bristande säkerhet

Dataintrång: Bristande cybersäkerhet kan leda till dataintrång vilket kan bli extremt dyrt på olika sätt; ekonomisk förlust, juridiska skulder och skadat rykte.

Utpressningsattacker: Utan robust säkerhet så blir företag mer sårbara för attacker som ransomware. En sådan kan paralysera organisationen och leda till betydande ekonomiska förluster.

4 Undermålig support och underhåll

Ineffektiv IT-support kan göra att företaget oftare drabbas av nedtid som kostar att fixa och dessutom ger ett intäktsbortfall.

Reaktivt underhåll: Avsaknad av regelbundet underhåll kan leda till större och mer svårhanterliga problem. Det blir i princip alltid dyrare att lösa problem reaktivt än att betala för proaktivt underhåll som förhindrar att de uppkommer.

5 Ineffektiv användning av molntjänster

Över- eller underdimensionerad användning av molntjänster: Att inte anpassa molntjänsterna till verksamhetens behov kan leda till onödigt höga kostnader eller underprestation på grund av otillräckliga resurser.

Likaså är det relativt vanligt att företag överbetalar för datalagring i molnet vilket i vissa fall kan innebära en stor onödig kostnad. Detsamma gäller för övrigt också vid datalagring på egna servrar.

Kostnadsbesparing VS investering

Det kan alltså finnas möjligheter till direkta kostnadsbesparingar i en IT-miljö t.ex. för licenser, lagring och överflödiga system.

Men att optimera IT-kostnader handlar inte bara om att sänka dem. Det handlar också om att göra smarta investeringar som kan förebygga produktivitetsförluster, minska kostnaderna på andra områden samt undvika framtida stora utgifter.