Komma igång med automatisering

Svär du ibland över administration och manuella tidskrävande moment? Du kanske sitter med Excel eller klipper och klistrar information från ett program till ett annat. Visste du att du kan automatisera dina vardagliga rutiner och spara en massa tid? Men vad ska du automatisera och hur?

Numera finns verktyg som gör att vem som helst kan automatisera vardagliga rutiner. Power Automate i Microsoft 365 är en sådan tjänst där du enkelt skapar arbetsflöden i och mellan olika program.

Samtidigt är Power Automate nytt för många och det är inte självklart när man ska använda det.

Två steg för att komma igång med automatisering

Även om Power Automate är enkelt att använda så är det ingen mening att automatisera för sakens skull.
För att komma igång med automatisering behöver du:

  1. Sätta dig in i hur Power Automate fungerar
  2. Ha något konkret som du vill förbättra

Så här fungerar Power Automate

I Power Automate sätter du triggers och bestämmer vad som ska ske efter att en trigger har utlösts. Du kan antingen använda en färdig mall eller skapa ett eget flöde från början.

Det finns en mängd mallar för vanliga scenarios. Om du använder en mall behöver du bara ha tillgång till de applikationer som mallen inkluderar och fylla i de obligatoriska inställningarna.

Hitta förbättringspotential

Automatisering kommer till sin fulla rätt i vissa situationer. Här är frågor som vi ofta ställer när vi hjälper kunder att hitta effektiviseringsvinster:

  • Var lägger ni mycket tid?
  • Är det någonting ni gör manuellt och ofta?
  • Har ni rutiner där många personer gör samma sak?
  • Finns det arbetsflöden med en osäkerhetsfaktor kring t.ex. vem som ska göra en viss uppgift eller huruvida viktiga dokument har sparats eller inte?
  • Har ni processer där den mänskliga faktorn får stor påverkan?

Kanske får du massvis med mail och har svårt att ha ordning och reda i Outlook? Kan hända har ni kontaktuppgifter på olika ställen som inte synkas? Eller vill du kanske ha en kopia på alla offerter som ni skickar till kunder så att ni slipper ha dem utspridda på olika ställen?

Exempel: Så här kan du använda Power Automate

Automatisering lämpar sig alltså bäst för återkommande, tidskrävande uppgifter och där ni vill undvika missar eller fel.

Här är ett axplock av exempel på automatiseringar som du kan göra med Power Automate:

  • Säkerställ att ni sparar viktiga filer på rätt ställe – Alla nya filer som skapas i en viss mapp i OneDrive kopieras till en angiven mapp i SharePoint.
  • Spara viktiga e-postbilagor automatiskt – När du får ett e-postmeddelande med bilaga från exempelvis en viss person eller till en viss inkorg, så sparas den bifogade filen automatiskt till en mapp i OneDrive eller SharePoint.
  • Säkerställ att alla får ta del av viss information – Mail från en viss inkorg eller avsändare publiceras i en Teamskanal så att alla i teamet får ta del av informationen.
  • Se till att saker inte faller mellan stolarna – När mail kommer till en gemensam inkorg i Outlook skickas aviseringar till angivna personer.
  • Blocka ut kalendern snabbt – Vid brådskande möten kan du klicka på en knapp för att avsätta nästa 60-minutersblock i din Office 365-kalender.
  • Uppdatera ditt team – Ett team meddelas när ett nytt svar inkommit på en enkät.
  • Förenkla godkännandeprocesser – Begärande om godkännande från teammedlemmar skickas när ett nytt dokument överförs till SharePoint. Meddelande om när godkännandet har slutförts skickas till teammedlemmarna.

Här hittar du färdiga mallar

Kundcase: Automatisering av projekthantering

Du kan också skapa egna automatiseringar från grunden med hjälp av Power Automate. Ett exempel är ett företag i finansbranschen som vi hjälpte med automatisering av deras process för att hantera projekt.

Bakgrund:

Företaget använder sig av en mappstruktur där de flyttar kontakter och dokumentation till olika faser i projekten. De ville behålla den upparbetade mappstrukturen men få bort de många manuella momenten kopplade till processen.

Lösning:

Vi skapade en lösning i Power Automate som övergripande innebär att både kontakter och dokumentation flyttas automatiskt. Till exempel finns en huvudmapp med alla potentiella kunder i en mappstruktur. När en kontakt flyttas till steget ”vunnen” så flyttas hela mappstrukturen till en ny plats och nya steg i processen läggs till.

Nytta:

Den införda automatiseringen har minskat handpåläggningen och risken för misstag. Den ger också en trygghet i att all viktig dokumentation sparas och på rätt plats. Dessutom är det lätt att ändra flödet och till exempel lägga till steg om behov uppkommer.

Så här hjälper vi kunder att komma igång med automatisering

Ibland kommer kunder till oss med en idé eller en konkret förfrågan om automatisering, som i exemplet ovan.

Andra gånger får vi reda på saker som strular i kundernas vardag, i samband med supportfrågor eller i avstämningsmöten. Då kan vi ofta föreslå en lösning som förenklar rutinen och eliminerar problemet. Allt som oftast består lösningen av att automatisera arbetssättet med hjälp av just Power Automate.