Automatisera rutiner

Vi har tagit stora kliv vad gäller effektivisering på våra arbetsplatser. Men det är fortfarande många rutiner som sker manuellt. Det här tror jag kommer att ändras dramatiskt framöver. Speciellt som det nu kommer nya enkla verktyg som gör att du kan automatisera tidskrävande rutiner själv.

IT-utvecklingen har verkligen förändrat arbetslivet. Tänk vilken skillnad det är idag jämfört med 40-talet. Då hade man inga datorer, skrev allt på maskin och bokförde för hand.

Utvecklingen går snabbt och i vissa branscher, som i industrin, har robotar ersatt människan. Även i tjänstesektorn har automatiseringen ökat även om vi fortfarande är en bit ifrån att AI helt kan ta över människans roll.

Automatisering för alla

Automatisering för tanken till robotar och avancerade system. Men på senare tid har det dykt upp verktyg som gör att vem som helst kan automatisera rutiner, utan att kunna koda. Ett sådant verktyg är Power Automate i Microsoft 365.

Det möjliggör en ny typ av automatisering i vardagen. Du kan skapa enkla flöden för vardagliga arbetsmoment och spara en massa tid.

Sedan är det förstås ingen mening att automatisera för sakens skull. Liksom i all utveckling bör du ha något konkret som du vill förbättra så att det lönar sig att skapa en lösning, även om den är enkel.

Vad ska vi automatisera?

Power Automate är en applikation som det pratas allt mer om. Men det är fortfarande få, i min erfarenhet, som börjat använda den. En orsak kan vara att det inte är självklart vad man ska automatisera.

Automatisering kan initieras från ett av två håll:

Drivet av användare – du eller någon annan har ett problem. En process strular eller blir ofta fel och ni vill åtgärda den. Ni ser er om efter en lösning.

Drivet av teknik – ni hittar ett smart verktyg som ni ser borde kunna öka effektiviteten på något sätt. Ni funderar över hur ni skulle kunna använda det för att spara tid, minska strul och eliminera fel.

Hitta flaskhalsar och förbättringspotential

För det mesta skulle jag säga att utveckling bör drivas från ett användarbehov. Vi har fall då kunder kommit till oss med ett konkret problem och lösningen har blivit att automatisera med hjälp av Power Automate.

Men med Power Automate kan det också löna sig att göra det omvända. Utgå från verktyget och fundera på hur ni kan dra nytta av det. Chansen är stor att ni identifierar ineffektiva processer som ni enkelt kan förbättra.

I Power Automate finns en mängd färdiga mallar för vanliga scenarios. Du kan använda mallar rakt av. Men de kan också ge idéer till andra sätt att använda Power Automate för att lösa era specifika behov.

Automatisera rutiner för att spara tid och eliminera fel

Den uppenbara nyttan av automatisering är att du slipper manuella arbetsmoment och sparar tid. Men det finns fler fördelar.

Det ger en trygghet i att ni inte missar saker eller råkar göra något fel. Riskerna minskar när du tar bort den mänskliga faktorn. Du behöver inte oroa dig för att någon klickat fel, skrivit in fel information eller att något inte blivit gjort.

En fördel med automatisering är således säkerheten i att något sker på samma sätt varje gång. Man skulle kunna säga att en automatisering är ett inspelat förfaringssätt av ett antal steg. Ett förfaringssätt som du kan testa, backa och enkelt förändra.

Framöver kommer vi att skriva mer om Power Automate och exempel på hur du kan använda det för att förenkla ditt arbete.