Medarbetarstöd: 5 sätt att stödja din personal med IT

En viktig uppgift för IT-funktionen är att stödja medarbetarna med den IT de behöver för att kunna vara produktiva. Arbetsplatsen har förändrats dramatiskt på senare år drivet av digitaliseringen och av covidpandemin. Möjligheterna att effektivisera våra arbetssätt har ökat markant och därmed också kraven på IT att bistå med medarbetarstöd.

ITs roll är flerdimensionell vad gäller just stöd till medarbetarna. Här är några viktiga aspekter.

1 Rätt utrustning, applikationer och licenser

När merparten av vårt arbete består av informationshantering så är det förstås viktigt att medarbetarna har utrustning som fungerar och passar deras behov. Teknik som strular skapar både frustration och produktivitetsbortfall.

En annan aspekt är att det numera finns mängder av applikationer som kan bidra till ökad produktivitet. Till exempel verktyg som underlättar kommunikation, koordinering och projekthantering eller applikationer för automatisering som eliminerar tidskrävande uppgifter.

IT-funktionen har, tillsammans med verksamhetsledningen, en roll i att säkerställa att personalen har rätt utrustning, applikationer och licenser.

2 Rutiner för snabb uppsättning av arbetsplatser

Eftersom den tekniska utrustningen är så avgörande så bör IT ha rutiner för att snabbt kunna sätta upp och återställa arbetsplatser.

Idealt har IT-funktionen en automatiserad installationsprocess för vad en arbetsplats ska innehålla, hur den ska konfigureras och krypteras.

Det gör att (den tekniska) onboardingen av nya medarbetare kan ske på minuter istället för timmar eller dagar. Det gör att en medarbetare som får strul med sin utrustning kan fortsätta arbeta utan avbrott. Det säkerställer också att ni sätter upp alla enheter på rätt sätt, vilket ökar säkerhet och kontroll.

3 Mobilitet för att arbeta säkert och effektivt på distans

Dagens arbetsplats ser väldigt annorlunda ut än den gjorde för bara några år sedan. Idag förväntar vi oss att vi ska kunna arbeta utan begränsningar varhelst ifrån. Dessutom förväntar vi oss att kunna använda vilken enhet som helst.

Det innebär att IT-funktionen behöver ge medarbetarna tillgång till lagring och applikationer både innanför och utanför företagets skalskydd – med smidig användning för medarbetarna men utan att äventyra säkerheten för företaget.

Säkerhetsrisker som förknippas med mobilitet är till exempel förlust av fysiska enheter, kommunikationsavlyssning via trådlösa nätverk och webbläsarbaserade angrepp mot enheter.

4 IT-support för att snabbt avhjälpa tekniskt strul

Tillgång till IT-support är viktigt för att inte tekniken ska hindra medarbetarna i deras arbete. Dels att de snabbt kan få hjälp med användarfrågor om de kör fast eller med att avhjälpa fel om något strular.

Numera finns det smidiga sätt att ge support på distans där en IT-person kan ta över medarbetarens dator tillfälligt för att lösa olika problem på ett snabbt och enkelt sätt.

Rätt använt finns också verktyg i molntjänster som proaktivt håller koll på avvikelser och larmar innan avvikelserna kan orsaka problem som stoppar upp arbetet.

5 Utbildning och riktlinjer som ger förutsättningar för effektiva arbetssätt

Eftersom vi inför nya applikationer och arbetssätt i hög takt så blir medarbetarstöd i form av utbildning, riktlinjer och regler betydelsefullt. Det ger medarbetarna förutsättningar att använda organisationens IT-resurser på ett effektivt sätt.

Det är till exempel värdefullt att tydliggöra regler för hur personalen får lagra och dela information. Eller bestämma principer för hur ni ska använda Microsoft Teams. Annars är det lätt att verktygen som ska bidra till ökad produktivitet istället blir källor till kaos och frustration.

Att höja kunskapsnivån är också ett viktigt motmedel mot säkerhetsrisker eftersom sådana ofta uppkommer av okunnighet. Det är till exempel bra att personalen lär sig känna igen hur falska e-mail ser ut och hur de ska hantera misstänkta hot.

Medarbetarstöd, en del av kontrollen över IT

Sammanfattningsvis är stöd till medarbetarna en viktig uppgift för IT-funktionen. Detta oavsett om ni har en egen IT-avdelning eller anlitar en extern IT-leverantör. Medarbetarna behöver ha utrustning, kunskap och stöd på olika sätt för att kunna arbeta effektivt och utan störningsmoment.

Faktum är att medarbetarstöd är ett av de sex områden som VD och IT-ansvarig bör adressera för att kunna ta kontroll över IT.

I den här guiden får du en orientering kring dessa sex verksamhetskritiska områden.

Klicka här för att ladda ner guiden: Ta kontroll över er IT