OneDrive Vs SharePoint – när ska du använda vilken?

Om du är Microsoft 365-användare så vet du förmodligen att Microsoft 365 (f.d. Office 365) är en tjänst som inkluderar en mängd olika verktyg och appar samt lagring i molnet. Men vet du vad skillnaden är mellan OneDrive och SharePoint – som båda är lagringsplatser i molnet? Här är en kort översikt.

OneDrive Vs SharePoint

OneDrive och SharePoint är platser för att lagra dokument och båda ligger i molnet. Det innebär att du kan komma åt alla dina dokument oavsett om du loggar in på din dator eller online via Microsoft 365-portalen.

Men varför finns det två olika? Och när ska du använda vilken? Det här är OneDrive och SharePoint:

• OneDrive är din egen personliga katalog som bara du kommer åt. Men du kan välja att dela mappar eller filer till andra om du vill ge dem åtkomst till dokument och underlätta samarbete. OneDrive kan ses som molnvarianten av Mina Dokument-mappen på din jobbdator.
• SharePoint är en plats för gemensamma filer för hela företaget. Den kan jämföras med den gemensamma ytan på en klassisk filserver som många är bekanta med. Men den innehåller mycket mer än bara en filstruktur.

SharePoint erbjuder ett komplett utbud av dokumentbibliotek, arbetslistor, kalendrar, arbetsflöden, wikis och andra funktioner som hjälper ett team att kommunicera och samarbeta. Därför liknas den ofta vid en intern hemsida eller ett intranät.

Företag använder ofta SharePoint som HR-portal eller för projektbaserade teams. Ett Team kan nämligen ha en egen SharePoint-site som är tillgänglig bara för dem. Som standard kan alla komma åt och göra allt i SharePoint. En administratör bör därför sätta upp strukturen och rättigheterna.

När ska du använda vilken?

Grundregeln är att spara egna dokument på OneDrive och sådant som är ämnat för en grupp av användare på SharePoint, med några undantag.

OneDrive:

• använder du för utkast och egna filer som ingen annan behöver tillgång till.
• passar också för filer som du planerar att dela med en eller få personer eller under begränsad tid. Till exempel målsättningar som bara VD och HR-chef behöver se eller ett blogginlägg som du vill att några kollegor ska granska innan det publiceras.
• är alternativet när du inte kan identifiera en befintlig team-site på SharePoint där ditt dokument hör hemma och det inte är motiverat att skapa en ny site.

SharePoint:

• använder du för dokument som är relevanta för ett pågående projekt och det finns en team-site där team-medlemmarna förväntar sig att hitta all information rörande projektet.
• använder du om du vill ge access på site-nivå istället för dokumentnivå och om du vill sprida ägarskap så att fler personer kan styra vad som händer på team-siten.
• använder du för dokument som ska finnas tillgängliga för alla eller vissa medarbetare, styrt av behörigheter.

OneDrive och SharePoint är inte alltid lätta att förstå sig på men förhoppningsvis har artikeln gett dig en överblick över skillnaderna mellan de två lösningarna. I mångt och mycket påverkas användandet av dessa två lagringsplatser av hur din arbetsplats eller avdelning bestämmer sig för att använda SharePoint.