Pragmatisk IT-strategi – 5 steg mot maximal nytta från IT
Att lägga ut IT och drift är relativt vanligt, speciellt bland mindre och medelstora bolag. Ofta har man ingen IT-avdelning eller IT-chef utan kanske snarare en ”ofrivilligt IT-ansvarig” som inte har så stor erfarenhet av IT. Därför brukar vi ofta stödja våra kunder som rådgivare och beställarstöd och tillsammans med dem ta fram en pragmatisk IT-strategi.
Det kommer en punkt när organisationer behöver ta greppet om sin IT för att undvika strul och få maximal nytta. I den här bloggposten beskriver jag fem steg för att ta fram en pragmatisk IT-strategi, själv eller i egenskap av beställare.
Vem behöver en IT-strategi?
För små bolag är IT inte så komplicerat. De klarar sig med en enkel lösning och behöver inte beakta så många olika parametrar.
I takt med att ett företag växer så ökar däremot kraven. Om du inte tar hand om er IT kan det lätt bli vildvuxet och saker börjar strula. I värsta fall drabbas man av säkerhetsincidenter med dataförlust och stora kostnader som följd.
I många fall ser vi att företag skulle kunna spara mycket pengar, vilket de inte är medvetna om, eller att de skulle kunna använda IT smartare för att få bättre resultat.
Det kommer med andra ord ett läge där företag behöver en IT-strategi. Men hur gör du en sådan om du inte har en IT-avdelningen eller en IT-chef?
Pragmatisk IT-strategi i praktiken
IT-strategi är ett stort ord. En sådan innefattar en hel massa saker och kan vara tämligen komplex. Men en IT-strategi kan också vara enkel och pragmatiskt.
Vi sitter på olika stolar i vår roll. Dels outsourcar företag sin IT-drift och förvaltning till oss. Men ofta tar vi också rollen som rådgivare och beställarstöd.
Målet med att göra en IT-strategi är att sätta en optimal IT-miljö som kan utvecklas mot den framtida målbilden för verksamheten. En IT-miljö som:
- Är kostnadseffektiv
- Fungerar smärtfritt utan strul
- Ger en god användarupplevelse och främjar produktiviteten
- Tryggar fullgod säkerhet
- Ger minsta nedtid om något strular
5 steg för att få en optimal IT
Här är en checklista på övergripande nivå för vad du behöver beakta för att kunna få en optimal IT.
Det är dessa fem steg jag följer när jag agerar rådgivare till kunder.
1. Förstå affärsplan, mål och affärskrav
För att kunna göra bra IT måste du förstå vart verksamheten vill och hur IT ska kunna stödja denna utveckling.
Affärskraven på IT kan bli väldigt olika beroende på mål, bransch och andra faktorer. Bolag som växer har till exempel höga krav på skalbarbarhet, en verksamhet som expanderar internationellt har krav på språkstöd, i finansbranschen tillkommer säkerhetskrav som andra inte har och så vidare.
2. Sätt en målbild för IT
Utifrån ovanstående sätter du sedan en målbild för hur IT ska se ut i framtiden. Här finns många vägval att göra och principer att ta hänsyn till.
Vissa företag har till exempel en uttalad ”all-in-cloud” eller ”all-in-Microsoft”-strategi. Andra har hållbarhet som princip för att inte belasta miljön med utdaterad hårdvara.
Här finns ofta möjligheter att förbättra nyttjandet av IT för ökad produktivitet. Till exempel genom att säkerställa att verksamheten har rätt verktyg och att de nyttjas på rätt sätt.
3. Förstå nuläge och gap
Du behöver också förstå status för IT-miljön just nu. Vad är nuläget vad gäller licens och hyresavtal, IT-säkerhet (antivirus, antispam, brandvägg, säkerhetskopiering m.m.) samt status för uppdatering av program- och hårdvara.
Här brukar ofta ”quick win”-möjligheter uppdagas. Ni kanske kan vidta enkla åtgärder som att införa tvåfaktorautentisering för att höja säkerheten eller städa bort oanvända licenser för att spara pengar.
4. Sätt upp (justera) arkitekturen
Sedan ska IT sättas upp utifrån hur det ska fungera nu. Detta innebär ofta att göra städjobb och quick fixes samt att sätta en plan för hur miljön ska utvecklas. Här inkluderas exempelvis information och lagring, säkerhet, enhetshantering (telefoner, datorer, Ipads), behörigheter och licensiering.
Idag görs det mesta av sådan konfigurering i molnet och där är mycket redan serverat och klart (till skillnad från tidigare när du behövde sätta upp din egen IT-miljö från grunden med fysiska maskiner).
Kruxet är bara att du måste göra konfigureringar för att dra nytta av det som finns. Det är lätt att invaggas i en falsk föreställning om att allt är fix och färdigt och missa att göra de grunduppsättningar av arkitekturen som behövs.
5. Trimma in löpande IT-processer
IT lever och ska hela tiden fungera med minimala störningar. Det finns således löpande IT-processer som behöver trimmas in.
Dessa är olika omfattande beroende på hur IT-intensiv din verksamhet är. Här inkluderas exempelvis: hantering av enheter, on- och offboarding av medarbetare, säkerhet, backup, användarfrågor (super users, utbildning, policys, handböcker) samt hantering av projekt för att implementera nya affärssystem.
Basnivå och nya möjligheter
I mångt och mycket handlar IT-strategi om att ta fram ett förslag som bibehåller eller förbättrar funktion till lägre kostnad. Och om att säkra att IT stödjer verksamhetens utveckling så att ni inte målar in er i ett hörn.
Det finns en basnivå av IT som bara måste fungera i alla väder.
Sedan finns en utvecklingsaspekt av vad IT kan bidra med . Dels möjligheterna att arbeta smartare för ökad produktivitet. Dels möjligheterna att använda IT för att effektivare och billigare skaffa kunder eller för att leverera tjänster och produkter på nya sätt.
Avslutningsvis
Att ha en IT-strategi är inte nödvändigt för alla företag men när organisationen når en viss punkt är det definitivt en fördel. Du kan göra en tämligen pragmatisk IT-strategi som gör stor nytta.
Omvänt skulle jag vilja jämföra avsaknaden av IT-strategi med att köra ett företag utan ekonomistyrning. Det går, men om du har järnkoll på budget och kassaflöde så är sannolikheten för lönsamhet och tillväxt mycket större än om du inte har det.
