6 sätt att organisera IT

Hur ska vi organisera vår IT? Det är en fråga som kan bli aktuell gång på gång eftersom det sker så stora och snabba förändringar inom teknologiområdet. Och det är en relevant fråga eftersom det finns många olika svar. Här är sex sätt att organisera IT med för och nackdelar för var och en.

IT kan organiseras på många olika sätt. Vilken väg som är bäst är olika för olika företag och beror på faktorer som företagets storlek, affärsmodell, mål och budget.

Organisera IT: 6 olika sätt

1. Intern IT-avdelning

Många, framför allt stora, bolag väljer att ha en egen intern IT-avdelning.

Fördelar:

• Kontroll: direkt överblick över team och uppgifter
• Interaktion: direkta kommunikationsvägar mellan IT och ledning
• Anpassning: goda möjligheter att skapa specialanpassade IT-lösningar

Nackdelar:

• Kostnad: Höga kostnader för löner samt utbildning och träning
• Skalbarhet: Svårt att öka kapaciteten snabbt vid växande behov eller tillfälliga toppar
• Kompetensbredd: Tillgången till kompetens är begränsad till det interna teamet

2. Outsourcad IT (MSP)

En vanlig lösning är att lägga ut IT på en extern part, ofta kallad Managed Service Provider (MSP).

Fördelar:

• Kompetens: Tillgång till bred kompetens och specialister
• Kostnadseffektivitet: Optimal mix av roller i den omfattning som behövs från varje roll
• Skalbarhet: Enkelt att skala upp (eller ned) IT-funktionen utifrån behov

Nackdelar:

• Kontroll: Ingen direkt kontroll över IT-teamet
• Interaktion: Mindre direkt interaktion mellan IT och verksamhet vilket kan öka risken för förseningar eller missförstånd
• Generiska lösningar: Svårare att få till skräddarsydda lösningar så till vida inte MSPn har ett omfattande åtagande för kunden

3. Hybridlösning: Intern IT + MSP

Ett tredje sätt är att kombinera interna resurser med tjänster från en MSP.

Fördelar:

• Flexibilitet: Optimalt team med hänsyn till olika krav samt möjlighet att ändra konstellationen
• Kostnadseffektivitet: Kombination av egna resurser och outsourcad expertis i rätt mängd ger en effektiv kostnadsbild
• Lärande: Det interna teamet får lärande från samarbetet med specialister

Nackdelar:

• Koordinering: Kräver koordinering av interna och externa team
• Komplexitet: Många kontaktpunkter kan ge en mer komplex process

Läs mer om hybrid IT-modell här

4. Köp av styckvisa IT-tjänster

Ytterligare ett sätt att organisera IT är att köpa IT-tjänster per styck när behov uppstår.

Fördelar:

• Specialkompetens: Möjlighet att få tillgång till de bästa inom varje område genom att välja specialiserade leverantörer
• Kostnadskontroll: Betalar bara för vad som behövs
• Flexibilitet: Lätt att byta eller addera leverantörer när behoven ändras

Nackdelar:

• Integration: Kan vara svårt att få lösningar från olika leverantörer att fungera bra ihop
• Många relationer: Behöver hantera många olika leverantörer och avtal
• Kontroll: Risk att IT-miljön inte uppfyller hygiennivån med risk för prestandaproblem och säkerhetsbrister

5. Medarbetare tar IT-roller

Ett relativt vanligt sätt att organisera IT är att en eller flera medarbetare får en extrahatt vid sidan av sin ordinarie roll, och ett deltidsansvar för IT-uppgifter.

Fördelar:

• Kostnadsbesparing: Behöver inte anställa IT-resurser eller köpa IT-tjänster
• Snabba beslut: Direkt kontroll och snabbare beslutsfattande

Nackdelar:

• Kompetensgap: Avsaknad av IT-kunskap kan leda till brister i exempelvis prestanda och säkerhet och att man missar möjligheter till förbättringar
• Överbelastad personal
• Produktivitetsbortfall: Begränsningar i möjligheten att snabbt åtgärda fel och ge support till medarbetarna

6. Decentraliserad IT

Slutligen kan IT organiseras så att varje avdelning hanterar sina egna IT-behov.

Fördelar:

• Skräddarsydda lösningar: Varje avdelning skapar lösningar som passar deras specifika behov
• Snabbhet: Beslut och implementering behöver inte företagsövergripande konsensus

Nackdelar:

• Produktivitet: Negativ påverkan på produktivitet och samverkan tvärs avdelningar om teamen använder olika plattformar och verktyg som inte hänger ihop
• Kostnadsineffektivitet: Duplicering av arbetsinsatser och uteblivna möjligheter till volymrabatter.
• Säkerhet och prestanda: Svårt att få kontroll över övergripande IT med risk för prestandaproblem och säkerhetsrisker.

Organisera IT: Det bästa av två världar

Ett upplägg som vi tycker fungerar väldigt bra är nr 3 ovan, hybridlösningen, eftersom den kombinerar det bästa av två världar. Den fungerar för övrigt utmärkt i kombination med nr 5, dvs när kundens interna resurser är ”medarbetare som tar IT-roller”.

MSP-tjänster kallas ofta för ”outsourcad IT”. Vi föredrar emellertid att se det som en INsourcing där vi arbetar tillsammans med kundens team på insidan. Det fungerar extra bra i just hybridmodellen där samverkan är grunden för upplägget. Vi kan bidra med det som kunden saknar och samarbeta på flera olika nivåer, både strategiskt och operationellt.

Att organisera IT är emellertid inte ett självklart beslut och vad som fungerar för ett företag passar inte nödvändigtvis för ett annat. Nyckeln till att hitta den optimala lösningen är att förstå specifika behov, mål och begränsingar hos varje företag.

Relaterad läsning: 7 viktiga roller i den moderna IT-organisationen