Utmaningar med Microsoft Teams

Microsoft Teams blev en livboj för många företag när pandemin bröt ut och alla måste arbeta hemifrån. Men även om Teams gjorde det möjligt att fortsätta med ”business as usual” så är det många som nu upplever problem i sin användning. Här är utmaningar med Microsoft Teams som ofta uppkommer efter att ni använt Teams ett tag.

Vi har tidigare skrivit om framgångsfaktorer och utmaningar vid införandet av Microsoft Teams. Då var det långt ifrån alla som kommit igång med Teams och många av utmaningarna bestod av trösklar i att börja med något nytt.

I dagsläget är situationen annorlunda. Idag nyttjar i princip alla Microsoft 365-användande företag Teams och de flesta medarbetare använder Teams dagligen. Teams ökade från 75 till 115 miljoner användare mellan april och november 2020 och är Microsoft mest använda applikation någonsin.

Saker vi hör om Teams

Nu finns andra utmaningar. Om ni varit igång med Teams ett tag så är det inte osannolikt att ni börjat stöta på problem.

Kommentarer vi ofta hör är exempelvis:

  • ”Det är ett evigt letande efter konversationer, dokument och chattar”
  • ”Jag är med överallt så jag missar saker hela tiden”
  • ”Hur ska jag veta vad jag ska använda när?”
  • ”Jag hittar inte det jag söker och vet inte om det jag hittar är rätt information”
  • ”Jag vill samverka med externa personer men får inte in dem i Teams på grund av tekniskt strul”

5 vanliga utmaningar med Microsoft Teams

Övergripande är nog de flesta överens om att Microsoft Teams är ett bra system som utan tvivel hjälpt företag och organisationer att möjliggöra distansarbete. Men som alla system så blir det lätt rörigt om det inte finns styrning, om tekniska förutsättningar saknas och om användarna nyttjar det på olika sätt.

Här är några vanliga utmaningar med Teams:

1. Oreda på grund av allt för många teams

Ett av de absolut största problemen med Microsoft Teams är att man efter ett tag har alltför många teams. Om alla användare får skapa teams och kanaler som de vill (default-inställningen i Teams) så brukar resultatet bli en lång lista av olika teams där många sällan eller aldrig används. Ni har tomma kanaler och data som är utspridd i kanaler, chattar och under olika dokumentflikar.

Resultatet blir oreda och svårt att hitta det du söker. Alla får spendera mycket tid på att leta efter information, innehåll dupliceras, det blir svårt att veta vilket team som ska användas när och risken finns att användare börjar lagra dokument på sin egen OneDrive.

2. Funktioner som inte fungerar

Vissa utmaningar beror på att IT inte vidtagit vissa åtgärder. Till exempel behöver medarbetarnas epost flyttas till Outlook Exchange för att kalender/mötes-appen i Teams ska fungera. En alltför gammal version av Windows 10 orsakar problem med synkningen till OneDrive och SharePoint. Antingen synkas ingenting eller så synkas ALLT och fyller användarnas hårddiskar med information de inte behöver. Ett annat exempel är att OneDrive och SharePoint måste ha gjorts tillgängliga för medarbetarna för att de ska ha tillgång till information i Teams.

3. Osäkerhet och ”fel” på grund av okunskap

Ett hinder för effektiv användning av Teams är okunskap. Det är inte självklart hur Teams ska användas på bästa sätt och de flesta hinner inte själva ”läsa på”. Om inte organisationer ger sin personal utbildning i Teams och angränsande applikationer i Microsoft 365 (Office 365) så uppkommer olika handhavandeproblem.

Användarna kanske sätter upp nya teams huller om buller, inte vet hur de ska dela filer utanför sina teams och använder tredjepartsappar fastän motsvarande verktyg finns i Microsoft 365. Det här i sin tur kan leda till lägre användning av Teams samt till brister i säkerheten.

4. Förvirring kring överlappande applikationer

Det faktum att det finns överlappande applikationer i Microsoft 365 kan också bidra till oreda och användarutmaningar. Ett sådant exempel är Yammer som på flera sätt liknar Teams. Om inte organisationen beslutar sig för vilka applikationer som ska användas (och släcker de som väljs bort) så uppstår lätt förvirring kring vad som ska användas när. Konversationer kan dessutom bli obesvarade om vissa använder Teams och andra använder Yammer.

5. Störningar orsakade av inadekvat utrustning

Ytterligare än utmaning är ineffektivitet på grund av att medarbetarna använder Teams med undermålig utrustning. Till exempel att de använder mobiltelefonens headset för samtal och möten eller att mötesrummen inte har förutsättningar för bra ljud, enkla sätt att dela skärm och så vidare.

Om användarna störs av bakgrundsljud, inte hör varandra, behöver upprepa det som redan sagts eller om det tar tid att starta möten, så blir effekten både frustration och ineffektivitet.

Tre perspektiv på utmaningar med Microsoft Teams

Man kan se ovanstående utmaningar ur tre perspektiv. Utmaningar som ledningen bör adressera, utmaningar som kopplar till teknik och utmaningar förknippade med medarbetarnas användning av Teams. För att Teams ska fungera optimalt behöver verksamhet, IT och medarbetare samverka.

Ledningen har en viktig roll i att se till att Teams är och förblir det effektivitetsverktyg det är avsett att vara. Lösningen ligger i mångt och mycket i att sätta en design och struktur för Teams. Varför, hur och när ska det användas? Vem eller vilka är ansvariga? Vem får skapa nya teams och kanaler? Och så vidare.

En annan viktig del är att utbilda personalen, dels i hur Teams fungerar och används på ett effektivt sätt. Dels kring den beslutade strukturen och principerna för hur Teams ska användas hos er.

Vi kommer att skriva mer om åtgärder för att få Teams att fungera optimalt – Vad ledningen kan göra, åtgärder som IT kan ta samt tips för hur du som användare får bästa nytta.