Fem saker att tänka på när du ska införa Microsoft Teams
Att införa Microsoft Teams i organisationen är ett smart drag – åtminstone om ert mål är att underlätta samarbete och främja produktiviteten i ert företag. Men hur kommer ni egentligen igång och vad behöver du tänka på för att göra implementeringen så smidigt som möjligt?
Är ni ett mindre bolag så fungerar det ofta att implementera Teams “out of the box” utan att det växer er ur händerna. Men för större bolag finns det anledning att göra en mer strukturerad implementering.
Att införa Microsoft Teams
Här är fem saker som är bra att tänka på innan ni implementerar Microsoft Teams i organisationen.
1. Börja från grunden – varför ska vi ha Microsoft Teams?
Tänk efter vilka problem som Teams ska lösa och på vilket sätt. Är det för att förbättra samarbetet på ert företag? Då behöver du ha koll på vad det är som fungerar mindre bra i dag och hur Teams ska förändra det. Ha både startläget och målbilden klar innan ni sätter igång så är chanserna garanterat högre att ni lyckas.
2. Lyssna på medarbetarna och låt dem bidra
Även om ni vet vad ni vill att era medarbetare ska göra i Teams så är det bra att låta dem bidra med sin syn och sina synpunkter, innan ni inför Teams i organisationen. Hur vill de arbeta i Teams? Vilka verktyg vill de använda? Vilken funktionalitet krävs för att de ska vilja använda Teams?
3. Gör designen
När ni har både målbild och medarbetarnas förhoppningar klara för er så är det dags att börja designa ert Teams. Vem ska ha tillgång till vad? Ska alla ha tillgång till allt eller finns det olika behov hos olika användargrupper? Ska ni införa allt på en och samma gång eller ska ni introducera funktioner allt eftersom?
Det är en fördel att redan tidigt utse en ansvarig för Teams och sätta upp grundregler. Det kan till exempel handla om: vem som får starta ett nytt team, vilka regler som gäller vid sparande eller vilken typ av information man får dela.
Vi på IT-Partner agerar ofta bollplank när det gäller just strukturerna; hur företag ska sätta upp teams-ägare, funktioner, behörigheter och rättigheter. Med en bra grundstruktur från start har vi märkt att mycket sköter sig själv sedan. Då är allt serverat för användarna när de kommer in i Teams första gången – de ser vilka teams de har tillgång till och informationen börjar strömma in, till rätt ställe.
4. Glöm inte säkerhet och backup!
Även om Microsoft lägger stora summor pengar på att utveckla säkerheten i sina molnlösningar så behöver varje företag vidta åtgärder för att nyttja dessa möjligheter. Varje företag ansvarar till exempel för sitt eget innehåll och behöver därmed ta backup på sin data. IT-avdelningen har således en viktig uppgift vid införandet at Teams.
Har ni en partner som tar hand om er IT-drift och underhåll (som exempelvis vi på IT-Partner) så ser denne till att backuper av er data sker regelbundet. En partner kan också hjälpa till med nödvändiga konfigureringar för säkerhet i molnlösningar om ni inte har tillgång till den kompetensen internt.
5. Utbilda personalen
Microsoft Teams är ett användarvänligt verktyg men det finns många funktioner och val så användandet kan ändå möta visst motstånd. Dessutom finns det många finesser som kan underlätta medarbetarnas vardag, om de bara kände till dem.
Därför bör du utbilda personalen i hur man använder Teams, och vilka regler som gäller för er, så att ni får verklig nytta för både individ, team och företag.
När vi hjälper kunder att införa Teams så använder vi ofta en ”train-the-trainer-metod”. Det fungerar bra för att få med sig såväl ledning som medarbetare. Vi brukar också ta fram guidelines för själva uppsättningen av Teams samt instruktioner för användarna. Enkla steg-för- steg-instruktioner brukar vara uppskattade bland medarbetarna, till exempel; hur man startar en chatt, hur man delar ett dokument och vad som händer med all data när ett team avslutas.
