Så här skapar du en informationsstruktur i Microsoft Teams
Att sätta en bra informationsstruktur i Microsoft Teams är A och O för att undvika frustration och ineffektivitet. Annars blir det svårt att ha koll på alla teams och att hitta det ni söker. Här är tips på hur du kan tänka för att skapa en god informationsstruktur i Microsoft Teams.
Kanske har du någon gång upplevt att din filstruktur på datorn havererat. Mängden mappar ökar, information passar i flera olika, det blir svårt att hitta och du vet inte vilken version av ett dokument som är den senaste.
Tusen gånger värre brukar det bli i gemensamma filstrukturer som delas av många användare. Vem minns inte G:?
I Microsoft Teams uppkommer samma problem och därför är det kritiskt att sätta en bra informationsstruktur. Om personer skapar nya teams och kanaler hur som helst och ingen har tänkt till på den övergripande strukturen, så är oordningen snabbt ett faktum.
Principer för en bra informationsstruktur i Microsoft Teams
Här är några tips på hur du som sitter i ledningen eller administrerar Microsoft Teams för en avdelning kan styra upp Teamsstrukturen:
- Definiera regler för när det ska finnas en Teamsyta och inte (ni kanske inte ska använda Teams alls i vissa fall).
- Bestäm vilka teams som ska vara publika och vilka som är privata baserat på informationen ni kommer att dela däri. Ett övergripande team för hela företaget är till exempel publikt medan ett team för ledningen är privat.
- Bestäm er definition av vad som är ett team och vad som är en kanal. När ska ni använda vilken? Notera att även kanaler kan göras privata.
- Sätt en namnstandard för teams och kanaler.
- Ta fram en policy för livscykelhantering så att ni inte har inaktiva teams. Du kan skapa regelverk så att till exempel teams som ingen använt på 90 dagar arkiveras.
- Strukturera utifrån principen MECE – Mutually Exclusvie, Collectively Exhaustive. Det vill säga all information ska passa någonstans men bara på ett ställe och kategorierna ska tillsammans täcka allt.
- Utse en ”arkitekt” med ansvar för att sätta principer och regler för informationsstrukturen.
- Utse en ansvarig för respektive team – med ansvar att hålla teamsytan aktuell och strukturerad, att arkivera och ta bort onödigt material samt att stänga ned teamsytan när den inte längre behövs.
- Bjud bara in de personer som verkligen behöver vara med till ett visst team.
- Släck funktioner, chattar och delar av Teams som inte används.
Team eller kanal?
En utmaning är ofta att bestämma vad som ska vara ett team och vad som ska vara en kanal. Som en generell regel kan vi säga att ett team motsvarar ett övergripande område medan kanaler passar för mindre projekt eller grupper relaterade till det området.
Inom varje team finns per default en ”general channel”. Den lämpar sig för att dela övergripande information till exempel om teamets mål. Den underlättar på så sätt onboarding av nya teammedlemmar som enkelt kan ta till sig informationen.
Värt att påpeka är att du kan göra både teams och kanaler privata vilket ger kontroll över vem som har tillgång till viss information.
Funktionella och tvärfunktionella teams
Best practice är att använda sig av funktionella och tvärfunktionella teams. Med en funktionell struktur motsvarar teamen dina funktioner eller dina team som samarbetar löpande, t.ex. marknadsföring, kundservice, försäljning och så vidare. Med en tvärfunktionell struktur samlar ett team olika kompetenser som samarbetar i en löpande process eller i ett tillfälligt projekt.
De flesta organisationer har nytta av en kombination:
- Ett övergripande team för hela organisationen som per default inkluderar samtliga medarbetare.
- Ett team för varje team som samarbetar löpande, till exempel säljteamet.
- Ett team för varje stående process, till exempel leveransprocessen för en viss tjänst.
- Tillfälliga team för projekt som är avgränsade i tiden, till exempel utvecklingsprojekt eller planering av evenemang.
Flexibilitet som ställer krav
Flexibiliteten i Microsoft Teams är stor, på gott och ont. Du kan i princip strukturera Teams hur du vill. Det ger utrymme för varje företag att få en struktur som passar dem som handen i handsken. Men det ställer också krav. En fungerande informationsstruktur är avgörande för att Microsoft Teams ska förbli det produktivitetsverktyg det är tänkt att vara.
