Oordning största skälet till ineffektivitet

I en modern fabrik har varje verktyg sin bestämda plats och gamla saker ligger inte och skräpar. Men så ser det sällan ut på företag som processar information. Oordning i informationsstrukturen orsakar mycket ineffektivitet, i onödan. Här är tips på hur du en gång för alla får ordning och reda.

”Information overload” är ett stort problem för många. Information haglar in från alla håll och när som helst, både jobbrelaterat och privat. Kanalerna är många, lagringsplatserna lika så. Dessutom använder vi ofta flera olika verktyg parallellt för att hantera projekt, aktiviteter och konversationer.

Att städa din informationsstruktur är förmodligen ett av de enklaste sätten att få mer kontroll och bli mer produktiv.

Vanliga tidstjuvar

Även om dagens digitala verktyg på många sätt hjälper oss att bli mer effektiva så ställer de också krav på ordning och reda. Annars uppkommer mängder av tidstjuvar.

Kanske känner du igen dig i frustrationen att behöva:

• Leta efter information
• Fundera över vilken version av ett dokument som är rätt
• Hålla koll på aktiviteter i olika system
• Gå igenom inkorgen i mailen gång på gång i rädsla över att ha missat något
• Skapa nya to-do-listor och manuellt samla uppgifter från olika ställen för att få överblick

Ordning och reda i informationsfabriken

Grundläggande ordning och reda är vad som behövs för att komma till rätta med ovanstående tidstjuvar. Jämför med lean-rörelsen, som blev stor i bilindustrin under 80-talet, med dess fokus på tydliga strukturer och ordning i fabriken.

På samma sätt kan du tänka i den ”moderna informationsfabriken”, som ju faktiskt är vad de flesta företag idag kan beskrivas som. En fabrik där människor och system processar information.

Samma regler som är kritiska i tillverkande produktion gäller för företag som processar information. Men här motsvaras verktygen av information som du behöver ta kontroll över. Var hänsynslös. Ta bort allt som inte behövs så att fabriken är ren och städad utan gamla saker som ligger och skräpar.

Principer för ökad produktivitet

Ordningsfrågan är viktig på företagsnivå och bör adresseras av chefer och ledning tillsammans med IT.

• Fatta beslut om hur till exempel Teams ska användas, var dokument får lagras, vem som är ansvarig för olika informationsplatser, när olika applikationer ska användas och så vidare.
• Tydliggör företagets riktlinjer för informationsstrukturen för medarbetarna.

Här kan du läsa mer om vikten av en bra informationsstruktur i Microsoft Teams och hur du skapar en sådan.

Men även på individnivå kan du göra mycket för att förbättra situationen. Här är några tips för ökad personlig produktivitet:

• Rensa bort gammal information
• Skapa ordning bland filer genom att sätta en bra filstruktur
• Bestäm var du ska spara olika typer av information

Bästa sättet att få ordning och reda

Det finns två sätt att skapa ordning bland information i till exempel filstrukturen:

1. Gå igenom allt, strukturera och därefter hålla ordning, eller

2. Skapa en ny struktur och arkivera allt gammalt.

Enligt Tiago Forte, författare och produktivitetsexpert, är det bara det andra alternativet som fungerar i praktiken. Det är otroligt tidskrävande att organisera det som redan finns. Oredan är redan ett faktum och tar enormt mycket tid att reda ut.

Gör istället alternativ 2. Skapa en ny enkelt struktur. Börja använda den och arkivera resten. Om du behöver kan du gå tillbaka till arkiv för att hämta information och lägga in i den nya strukturen.

Mental karta för att kategorisera information

För att filstrukturen ska fungera över tid utan att du får oordning igen så är det viktigt att den är enkel utan förvirrande överlapp.

PARA är en enkel men effektiv mental karta över hur du kan kategorisera information i fyra delar, även denna myntad Tiago Forte.

• P står för projekt. Det vill säga sådant som är aktivt som ni arbetar med för tillfället men som är ”klart” efter ett tag. Kan till exempel vara en kampanj, utveckling av ett erbjudande eller att flytta kontoret.
• A står för Areas. Detta är stående områden som du alltid kommer att arbeta med. Kan till exempel för en chef vara ekonomi, personal, uppföljning.
• Resources står för referensmaterial. Det kan vara tips eller kunskap, inhämtad utifrån, som stödjer projekt eller areas.
• Archives slutligen står för arkiv. Notera plural. I archives arkiverar du information i undermappar med namn som beskriver vilket arkiv det är. Till exempel namnet på ett avslutat projekt.

Tråkigt men värdefullt

Vi på IT-Partner ser ofta effekterna av oordning i informationsfabriken. Vi rekommenderar därför chefer och ledare att avsätta tid för att besluta om riktlinjer för företagets informationsstruktur.

På individbasis rekommenderar vi att du regelbundet tar dig tid att städa. Det är inte så kul men det är värt mödan.
Att ha kontroll över information och kunna hitta det du behöver snabbt och lätt är guld värt. Det är förmodligen en av de allra viktigaste effektivitetshöjande åtgärderna som finns.