Optimera IT-budgeten: Vad kostar en arbetsplats?
IT-kostnader utgör för många företag en väsentlig del av deras budget. Därför är en välbalanserad IT-budget A och O. I den här bloggposten dyker vi ner i en del av IT-budgeten och visar hur kostnaderna kan brytas ner per arbetsplats, för att få bättre kostnadskontroll och undvika en suboptimal allokering.
Att ha en välplanerad IT-budget är inte bara en fråga om att allokera pengar. Det handlar om att stödja företagets mål, minska risker och säkerställa en hållbar framtid.
Det gäller att lägga tillräckligt med pengar där det behövs och ger stor utväxling, men att inte spendera i onödan där det inte gör någon skillnad. Ett exempel på när denna balansgång är aktuell, är i valet av IT för medarbetarna.
Vad kostar en arbetsplats?
När vi hjälper våra kunder med deras budgetplanering så brukar vi bryta upp IT-kostnaderna mer fingranulärt (än vad som ofta är fallet). Idén är att kunden ska förstå vad en arbetsplats kostar.
En annan orsak till detaljeringen är att kunna kombinera kostnadsposter på olika sätt, så att kostnaden för en arbetsplats speglar behoven hos en viss roll.
Då kan du sätta standards för vilken uppsättning hårdvara, mjukvara och licenser som varje avdelning ska ha. Behoven av IT kan nämligen vara väldigt olika.
Exempel: Stor kostnadsskillnad mellan roller
Låt oss ta ett arkitektkontor som exempel:
- Arkitekt: Denna roll kräver ofta högpresterande datorer med avancerade grafikkort för att kunna köra program som CAD. Dessutom kan det behövas specialiserade mjukvarulicenser och större skärmar för att hantera designarbetet. Därför kan, och bör, kostnaden för en arkitekts arbetsplats vara avsevärt högre än för andra roller.
- Administrativ personal: Här brukar behoven vara mer av baskaraktär, till exempel en standarddator, grundläggande programvarulicenser för ordbehandling och kalkylprogram samt en telefon.
- Säljpersonal: Denna grupp behöver ofta bärbara datorer med mobil uppkoppling, CRM-mjukvara och andra säljverktyg. Kostnaden ligger ofta mellan de två ovanstående grupperna.
Även beslut om livslängd, backup och återställning, samt rutiner för säkerhet och tillgänglighet kan med fördel läggas in i standarden för varje avdelning.
Tre anledningar att bryta ner IT-kostnaden per arbetsplats
Skillnaderna i behov mellan olika roller kan tyckas uppenbara och det är många företag som har olika IT-utrustning för olika medarbetare. Men, alla bryter inte ned kostnadsposterna på arbetsplatsnivå.
Att tydliggöra kostnaderna, inte bara på makronivå utan även på mikro, har flera fördelar.
- Effektiv resursallokering: Ni kan lägga pengar där de ger mest värde och slipper överspendera i onödan.
- Förbättrad budgetplanering: Ni kan bättre planera för framtida investeringar, rekryteringar eller besparingsåtgärder.
- Bättre beslutsfattande: Ni får hjälp att fatta beslut t.ex. med val av teknik.
Avslutningsvis
I praktiken gör vi kostnadsnedbrytningen i en likviditets- och resultatbudget (i Excel), vilket har blivit uppskattat hos våra kunders ekonomer.
När kostnadsposterna synliggörs per kategori och avdelning kan du se hur eventuella förändringar påverkar den övergripande budgeten. Till exempel, hur påverkas IT-kostnaderna om företaget anställer fem nya arkitekter? Eller, vad kan ni spara om administrativ personal börjar använda en ny, mer kostnadseffektiv programvara?
Att bryta ner IT-budgeten per arbetsplats kan således vara till stor hjälp för att fatta rätt beslut och optimera resursallokeringen.
