Tappa inte kontrollen över behörigheterna i Office 365
I Office 365 har du stora möjligheter att styra och kontrollera behörigheter. Genomtänkta behörigheter underlättar samarbete och ökar produktiviteten i organisationen. Men det krävs att du tänker till på hur behörigheterna ska hanteras. Annars är det lätt att tappa kontrollen.
Risker och möjligheter
Default i Office 365 är att alla kan göra och se allt. Därför är det viktigt att ställa in de behörigheter man vill ha för företaget. Annars finns risken att:
- Känslig information hamnar i orätta händer
- Individer har tillgång till företagsinformation efter att de slutat
- Ni inte kan dra nytta av Office 365s alla möjligheter att jobba effektivt
En annan utmaning är att strukturen för behörigheter blir vildvuxen över tid.
Snåriga behörigheter
Ett vanligt misstag är att sätta upp behörigheter en gång, i samband med införandet av Office 365. Sedan bygger du på och till slut är mappstrukturen så snårig att ingen vet hur behörigheterna ser ut. Då är det lätt att tappa kontrollen.
Därför är det viktigt att ha en bra arkitektur som företaget kan följa och växa i.
När vi hjälper företag att komma igång med Office 365 sätter vi grunden för behörigheter. Då utgår vi bland annat från dessa frågor:
Vem ska kunna se vad? T ex:
- Avdelningsvis t ex ledningsgrupp, ekonomiavdelning, säljavdelning
- Externa konsulter
- Projektkopplat
Vilka möjlighet har användarna att sprida data vidare? T ex:
- Vem har befogenhet att dela?
- Vad får delas internt och externt?
- Vem ska ha möjlighet att dela ut en mapp till externa?
Tips för att bibehålla kontrollen
Det svåraste är att kontrollera att behörigheterna förblir som man vill ha dem. Här är några tips för enklare hantering:
- Styr behörighet på huvudnivå i filstrukturen
- Styr behörighet med grupper snarare än för enskilda konton
- Se över behörigheterna regelbundet
- Sätt rutiner för organisationen
Sammanfattningsvis behövs en kombination av rutiner som användarna efterföljer och inställningar som begränsar vad de kan göra.
