delningstjänst

Sitter era anställda och skickar dokument mellan varandra som bifogade filer? Då är det hög tid att sluta med det. Anledningarna till att dela istället för att skicka är många. Men vilken delningtjänst ska man välja? Här får du tips om vilka alternativ som finns på marknaden.

Dropbox, Microsoft OneDrive, Google Drive, Apple ICloud, iDrive. Det finns många effektiva molntjänster att använda sig av på marknaden. Men vilken är egentligen bäst och vad skiljer dem åt? Här får du en snabb sammanfattning av några av alternativen.

Google Drive

Många företag jobbar idag med Google som mail-leverantör. Om du är ett av dem så har du redan tillgång till Google Drive i ditt abonnemang.

Google Drive är smidigt och enkelt och en stor fördel är att många personer redan använder verktyget privat. Detta gör att du redan från start kan räkna med att de flesta av dina anställda har koll på hur det fungerar och inlärningskurvan är minimal.

Det mesta går att dela i Google Drive; presentationer, textdokument, kalkylark och formulär. För bilddelning finns en egen app, Google Foto.

Ett plus med tjänsten är den är förhållandevis billig. Om du har din företagsmail på Google så har varje användare 30 GB inkluderat.

Minus för tjänsten är att uppladdningstiden är relativt långsam och att apparna i mobilen inte är de mest användarvänliga.

Microsoft OneDrive

Många företag jobbar med Office 365 vilket innebär att de redan har tillgång till Microsoft OneDrive.

Den största fördelen med OneDrive är att den fungerar bra på alla plattformar. Den är smidigt på både dator, padda och mobil – oavsett operativsystem, något som inte är självklart för alla tjänster på marknaden.

När tidningen PC för alla förra året gjorde ett stort test av alla molntjänster så fick Microsofts delningstjänst högsta betyg i den hårda konkurrensen. Inte för priset eller hastigheten utan just för att det fungerar så smidigt och bra på alla plattformar.

För den som provat är det inte svårt att förstå varför så många företag och skolor i dag jobbar uteslutande med just Microsoft OneDrive.

Apple iCloud

De allra flesta idag har anslutit sig till Apples iCloud – åtminstone för privat bruk. Men att man faktiskt kan använda iCloud i arbetet är det inte lika många som övervägt.

Sanningen är att det är ett ganska smidigt och dessutom relativt snabbt verktyg. Att ladda upp stora filer och dokument går snabbt. Däremot är det inte lika praktiskt som till exempel Dropbox eller Microsoft OneDrive.

Först och främst så förutsätter iCloud i princip att hela organisationen arbetar med Mac. Det går förvisso att använda iCloud på PC men användandet är inte smärtfritt utanför Mac-miljön.

Dropbox

Att använda Dropbox är vanligt. Kanske är det rent av den delningstjänst som de flesta av oss någon gång använt. Att dela bilder med släkt, familj och vänner är nog det främsta användningsområdet privat. Men Dropbox är ett utmärkt verktyg att använda på arbetsplatsen. Smidigt, lättanvänt och framförallt snabbt.

Vilken tjänst passar ditt bolag?

Vilken delningstjänst som är bäst är olika för olika företag. Men det finns förstås stora fördelar med att använda det system som redan på ett eller annat sätt används i organisationen.

Om ni redan arbetar i Office 365 så är Microsoft OneDrive ett smidigt och bra verktyg som kräver minimal inlärning för den som redan är en van Microsoft-användare. På samma sätt är Google Drive ett enkelt och smidigt verktyg för den som idag jobbar med Google mail – åtminstone i webbversionen.

Microsoft Teams och SharePoint då?

Om du är Office 365-användare kanske du noterat att Microsoft Teams och SharePoint inte finns med ovan. Dessa tjänster inkluderar så mycket mer än gemensam lagring av dokument och möjlighet att dela material, så de nämns inte alltid bland delningstjänsterna.

Likväl går det att använda dem för att dela filer; genom att bjuda in användare till ett team i Microsoft Teams eller genom att ge behörighet i SharePoint. Så, om ni redan använder Teams eller SharePoint på ditt företag (eller är på väg att införa) så går det alldeles utmärkt att använda dem för att dela filer.

En rutin som många skulle tjäna på

Sammanfattningsvis finns det en mängd fördelar med att ha gemensamma platser för dokument och annat material; det sparar utrymme, minskar strul och främjar samarbete på olika sätt.

Inte minst möjliggör det alltså att dela filer med medarbetare och externa, istället för att skicka dem via mail. Och det är en rutin som många företag skulle tjäna på att införa.

Här är åtta anledningar till att ni bör dela istället för att mejla.