Guiden: Så kommer du igång och delar filer
Att dela dokument och filer, istället för att maila dem, är både smart och enkelt. Men hur gör man egentligen? Här är enkla guiden för hur du inför rutinen att ”dela istället för att skicka” i din organisation.
Det finns många fördelar med att börja dela filer med varandra istället för att maila dokument. De största fördelarna är att arbetet kan bli enklare och mer effektivt för de anställda.
Istället för att riskera att sitta med olika versioner av ett dokument eller att dokument kommer på villovägar, så är du säker på att alla har tillgång till den senaste versionen. Dessutom kan flera personer jobba i ett och samma dokument – samtidigt.
Oavsett om du väljer att arbeta med Microsoft OneDrive, Google Drive eller Dropbox så fungerar det ungefär likadant – åtminstone är upplägget liknande.
Däremot finns det några saker som är bra att tänka på när du inför en delningstjänst.
10 saker att tänka på
Här är tio saker att tänka på när ni börjar dela istället för att skicka filer.
1. Välj delningstjänst.
Om ni inte redan har en delningstjänst så kan du läsa mer om olika alternativ här.
2. Ge access
Ge alla anställda tillgång till delningstjänsten.
3. Bygg upp en struktur.
Innan ni börjar använda tjänsten se till att skapa en struktur med mappar som är logisk, så att det blir enkelt för alla att hitta det de söker.
4. Ge en introduktion till hur tjänsten fungerar
Utan utbildning så brukar användandet bli begränsat.
5. Kom överens om delningsregler
Det är smart att inte dela allt med alla utan bara med de som är berörda och i vissa stadier av exempelvis ett projekt. Annars blir det lätt rörigt och tidskrävande.
6. Var noga med säkerheten
Se till att alla använder sig av säkra lösenord och inte loggar in på tjänsten från osäkra enheter. Om det finns en risk för detta så dela inte affärshemligheter.
7. Glöm inte bort GDPR
Bestäm principer för hur ni delar personuppgifter, så att alla har koll på vilka uppgifter man får lov att dela och i vilka sammanhang.
8. Utse en ansvarig
På större företag är det bra att ha en person som är ansvarig för delningstjänsten. Hen kan bli expert på området, säkerställa efterlevnad av struktur och policys och medarbetarna har någon att vända sig till med frågor.
9. Selektiv delning för stora bolag
För större bolag är det extra viktigt att sätta selektiva regler för vad som får delas och i vilket stadie av ett projekt en fil behöver finnas tillgänglig. Om allt delas hela tiden finns en risk att strukturen rasar och att de anställda tröttnar på att leta i mapparna.
10. Skriv ner era policys
Även om ni utser en person som är ansvarig för er molntjänst så är det bra att skriva ner era policys när det gäller rutiner och regler för vad som ska delas och hur. Dela er policy på intranätet, eller varför inte i en samlad personalmapp i molntjänsten.
