Nyttan med Office 365: 4 praktiska exempel

Många företag som använder Office 365 får inte ut det de borde från plattformen. Inte på grund av att de använder för få applikationer utan för att de inte känner till applikationer som skulle kunna lösa deras utmaningar. Här är några praktiska exempel på nyttan med Office 365 i olika situationer.

Ett bra sätt att få maximal nytta av din tekniska plattform är att utgå från era behov och utmaningar – och hitta verktyg som matchar behoven. Snarare än att utgå från det ni har tillgång till och titta på vad de olika apparna kan användas för, vilket är ett relativt vanligt angreppssätt.

Vi hjälper ofta våra kunder att hitta matchningen mellan behov och teknisk lösning. Ofta kan de börja använda en app som de redan har tillgång till i sin Office 365-licens, men som de inte kände till.

Exempel på matchning av behov och teknisk lösning

Här är några exempel, i stort och smått, på hur olika behov kan mötas av (mindre kända) appar i Office 365:

1. Spara tid i hantering av projekt

Företag eller grupper som behöver hålla koll på enklare projekt kan ha nytta av Planner. Det är en projekthanteringsapp som kretsar kring uppgifter. Uppgifterna kan delas upp i olika hinkar, tilldelas gruppmedlemmar (eller grupper av gruppmedlemmar) och spåras baserat på förfallodatum och status.

Om era projektgrupper redan använder Microsoft Teams så kan de integrera Planner i sitt team i Teams. Då har de inte bara en samlingsplats för projektets dokument och kommunikation utan också uppgiftshantering och annan smart projektfunktionalitet via Planner.

2. Automatisera repetitiva uppgifter

Flow är ett verktyg för att automatisera enkla, repetitiva uppgifter mellan olika program. Det finns dussintals mallar men du kan också bygga egna flöden.

Du kan till exempel använda Flow för att hantera dina e-postbilagor så att du aldrig mer tappar bort en viktig presentation, bild eller dokument. Du bestämmer helt enkelt att en kopia av dina e-postbilagor ska lagras automatiskt till exempel i OneDrive för företag eller i ett SharePoint-dokumentbibliotek.

3. Dela film internt i lärosyfte

Företag med behov av att dela video internt, till exempel instruktionsfilmer, kan ha nytta av Stream. Det är en intern videoplattform, som YouTube fast för ditt företag. I Stream laddar du snabbt upp filmer, utan att behöva gå omvägen via YouTube. Du kan sätta upp olika kanaler och begränsa tillgång utifrån grupper om du vill.

4. Företagsanpassade affärsappar

Powerapps är en applikation som dramatiskt förenklar skapandet av egna appar för webben och mobilen. I PowerApps finns mallar bland annat för att hålla koll på en budget, undersöka engagemang hos medarbetare eller hantera ledighetsansökningar. Du kan också bygga egna appar från början.

En av våra kunder byggde till exempel en app för att underlätta sin inventering. Utmaningen var att få inventeringsuppgifter från verksamheten som är mobil och utspridd på olika orter. Man ville ha ett verktyg som var enkelt för team-medlemmarna att använda och som gav dem en användbar sammanställning för vidare bearbetning.

Nyttan med Office 365

En plattform som exempelvis Office 365 har inget syfte i sig. Den ska bara bidra till att undanröja hinder och stödja effektiva arbetssätt.

Vad som införs i form av appar och funktioner bör alltså grundas i ett behov av en lösning på ett problem, eller i en konkret effektivitetsförbättring som du vill uppnå

Office 365 är en enorm verktygslåda och ofta kan företag hitta en app som möter deras behov bland alla de applikationer de redan betalar för i sin licens.