Så här tar du fram en handbok för Office 365

Hur sparar man egentligen i molnet och hur sätter man igång en videokonferens? Genom att skapa en handbok kan du spara en massa tid och frustration bland dina medarbetare och öka användandet av Office 365. I den här artikeln får du några tips för hur ni kan ta fram en handbok.

Det finns få saker som skapar så mycket frustration på en arbetsplats som problem med system och bristande riktlinjer för när och hur man ska använda olika verktyg.

Oavsett om ni precis implementerat Office 365 eller använt det länge så kan ni vinna mycket på att ta fram en handbok för medarbetarna. Det underlättar inte minst när det kommer nyanställda till företaget. De får snabbt en bild av vilka verktyg just ni använder och hur de ska göra.

Sju tips för er handbok

Du kan antingen anlita någon som tar fram handboken åt er eller göra den internt. Om ni har en person som är pedagogisk, och vet hur alla delar i ert Office 365 fungerar, så kan ni själva göra er manual.

Här är några råd på vägen och hur vi brukar tänka när vi gör handböcker för våra kunder:

1. Börja från början med hur medarbetaren laddar ner programvaran och hur man loggar in.
2. Ha gärna med en översikt över de verktyg ni använder med beskrivning av syftet och när man ska använda respektive program.
3. Använder ni både pc och mac? I så fall behöver manualen anpassas för vardera miljö eftersom det ofta ser olika ut.
4. Visa steg-för-steg hur man gör i respektive verktyg. Det är framför allt medarbetare som är ovana vid Microsoft-miljön eller vid vissa av de applikationer ni använder som kommer att ha nytta av manualen. Gör den därför så enkel som möjligt och visa med skärmdumpar hur det ser ut.
5. Om ert användande av Office 365 är omfattande så kan ni välja ut de verktyg som är viktigast för er produktivitet och göra how-to-guiderna för dem. Det brukar vara användbart att inkludera till exempel hur portalen funkar, hur man bokar ett Skype for Business-möte samt när och hur medarbetarna ska använda OneDrive och SharePoint.
6. Ni kan eventuellt ha flera how-to-guider som tillägg till grundversionen och där beskriva applikationer som bara används av vissa avdelningar.
7. Det är bra att utse en ansvarig person som kan se till att handboken/handböckerna uppdateras vid behov.

Exempel på en handbok

Handböckerna ser med andra ord väldigt olika ut för olika företag. Här är ett exempel på en relativt generisk användarmanual med de rubriker som skulle kunna ingå.

• Innehållsförteckning
• Introduktion till Office 365
• Definitioner – beskrivning av de verktyg företaget använder
• Access till Office 365 portalen
• Navigering och tillgång till appar
• Installation och konfigurering
• Grundfunktionalitet – ”how to” för exempelvis;
  • Outlook webmail
  • Microsoft Teams
  • OneDrive
  • SharePoint
• Office-applikationerna
• Spara dokument i OneDrive och SharePoint
• Delning av mappar och dokument
  • Dela från SharePoint
  • Dela från OneDrive
  • Dela från Teams

En förutsättning

En förutsättning för att kunna göra en användbar handbok är att ni först valt de delar av Office 365 som möter era behov. Vilka appar för samarbete och kommunikation passar er bäst? Var lagrar ni dokument? Vilka är era policys för delning? etc.

Office 365 är en jättestor verktygslåda och ett viktigt steg i att underlätta användandet är att välja bort det ni inte behöver.