Slipp mötesstrulet – välj rätt teknik för konferensrummet

Att få tekniken att fungera i konferensrummen kan vara en utmaning – men det är en nog så viktig uppgift för den som är IT-ansvarig. Som tur är finns det utrustning och färdiga mötesrumspaket som underlättar, till exempel för Microsoft Teams.

Det är vanligt med tekniskt strul i mötesrum. De flesta har någon gång (eller ofta) haft svårt att få sin presentation till skärmen, inte kunnat hitta en passande kabel eller haft deltagare som inte kunnat ansluta.

Tekniskt strul som försenar era möten påverkar allas produktivitet och skapar frustration.

En uppgift för den som är IT-ansvarig är att se till att medarbetarna har det IT-stöd de behöver. I det uppdraget spelar mötesrummen en stor roll eftersom möten utgör en så stor del av arbetstiden.

Paketlösningar som löser teknikstrulet

En vanlig orsak till teknikstrulet är att man har lösningar som vuxit fram över tid och att utrustningen därför inte hänger ihop.

Vi har tidigare skrivit om smarta prylar som gör det enklare att hantera mötesrumstekniken. Till exempel förenklad fjärrkontroll, trådlös puck för byte av presentatör, HDMI-växel för byte av skärm osv. Läs mer.

Numera finns det också paketlösningar med hårdvara som är designad för att hänga ihop, till exempel Microsofts Teams Rooms System, Cisco Webex Room Series och Google Meet Hardware.

Vad är Microsoft Teams Rooms System?

Eftersom många av våra kunder använder Microsoft och Teams så tar vi Teams Rooms System som exempel på paketlösning.
Ett typiskt Teams Rooms System består av ett antal hårdvarudelar som hänger ihop och kan anpassas efter behoven i respektive rum.

Här är några delar som ofta ingår:

1. En ”touch-enhet” som fungerar som kontroll i mötesrummet. Vanligtvis en Microsoft-certifierad surfplatta, där du kontrollerar ljud, video och delning av innehåll
2. En dedikerad dator, såsom en Microsoft Teams Rooms-konsol eller en certifierad Mini-PC, som kör Microsoft Teams Rooms-applikationen och hanterar ljud- och videobearbetning i rummet
3. Ljudutrustning: En kombination av mikrofoner, högtalare och ljudprocessorer
4. Videokamera som stödjer videokonferenser med hög upplösning
5. En eller två bildskärmar
6. Olika kablar, adaptrar och monteringshårdvara för att ansluta och installera systemkomponenterna

Fördelar för användarna

Förutom enkelheten att hantera möten ger också Teams Rooms System ett antal finurliga fördelar för användarna, såsom:

• Möjlighet att ansluta med en knapptryckning vilket eliminerar behovet av att ringa in eller hitta möteslänkar
• Snabbanslutning till mötet genom att närma sig rummet. Systemet känner av närheten till användarens telefon eller dator och startar mötet automatiskt
• Dubbla skärmsuppsättningar gör att deltagarna kan se både video och innehåll samtidigt
• Teknologi som reducerar bakgrundsljud och säkrar tydlig audio för alla deltagare
• Videokameran känner av, och visar, den som talar vilket ger en mer fokuserad och engagerande upplevelse
• Kalenderintegration mellan Microsoft Teams Rooms och Microsoft Exchange eller Office 365 visar rummets tillgänglighet
• Stöd för tillgänglighetsfunktioner som live-textning och tangentbordsnavigering

Slutligen

Det brukar löna sig att se över tekniken i mötesrummen, så att den fungerar smärtfritt och med hög användarvänlighet. Dels behöver utrustningen hänga ihop för att undvika tekniskt strul och för att säkra fullgott ljud, ljus och bild. Dels bör den valda lösningen sättas upp så att den fungerar på samma sätt i alla rum.

Paketlösningarna underlättar genom att komponenterna du behöver är inkluderade i paketet och designade för att passa ihop.

Likväl behöver du planera, välja teknik, konfigurera och installera. Du kan till exempel behöva planera för el, nätverk och inbyggnad och se till att tekniken fungerar med medarbetarnas datorer.

Om du vill ha en mötesrumslösning och inte har egen IT-kunnig personal så kan vi hjälpa dig. Vi har installerat både skräddarsydda lösningar och paketlösningar från olika leverantörer hos många av våra kunder.