Användartips: Undvik 7 vanliga misstag i Microsoft Teams

De allra flesta som har Microsoft använder numera Microsoft Teams; för möten, chatt och samverkan kring dokument. Men långt ifrån alla har fått någon utbildning eller genomgång av hur Teams fungerar. Här är några vanliga ”misstag” i Microsoft Teams och hur du vinner på att göra annorlunda.

Det är inte självklart hur man ska använda Microsoft Teams. Om du känner att du inte har tid att sätta dig in i finesserna med nya verktyg, så är du inte ensam. En utmaning med Teams (om det inte finns central styrning) är att olika personer använder det på olika sätt. Då blir det ganska stor oreda efter ett tag och vanor uppkommer som inte är de mest effektiva.

Sju tips till dig som är Teamsanvändare

Här är sju vanliga misstag i Microsoft Teams och hur du kan förenkla din användning av Teams genom att undvika dem:

1 Undvik kaos – Starta inte nya teams och kanaler i onödan

Ett vanligt misstag i Microsoft Teams är att olika personer skapar en mängd olika teams och kanaler. Lika som i en filstruktur så blir det lätt oordning och svårt att hitta om man utan eftertanke skapar nya Teams. I bästa fall har ditt företag riktlinjer för hur ni får skapa nya teams och kanske regler för vem som får göra det. Annars bör du själv rannsaka huruvida ni behöver ett nytt team och se till att inte olika teams överlappar varandra.

2 Håll reda på konversationer – Svara istället för att starta nya

Ett vanligt misstag är att starta en ny konversation istället för att svara på ett inlägg i en kanal. Det vill säga du använder ”start at new conversation” längst ner istället för ”reply” under inlägget du vill svara på.

Genom att svara så blir konversationstrådarna enklare att hålla reda på och du slipper ha lösryckta och utspridda delar av en och samma konversation i kanalen.

3 Ha koll – Sätt på aviseringar i dina kanaler

Kanaler bor under teams och det är där filer och diskussioner relaterade till olika områden inom teamet samlas. Notera dock att du inte automatiskt får aviseringar när någon gjort inlägg i en konversation i en kanal (om inte den som skriver inkluderar personer med en så kallad @mention).

Du kan sätta på aviseringar för de kanaler du arbetar med. Då håller du dig uppdaterad utan att hela tiden manuellt behöva kolla vad som hänt i en kanal.

Inställningar för aviseringar finns under de tre prickarna som du ser när du hovrar över kanalens titel och därefter aviseringar (channel notifications).

4 Gör mötena effektivare – Håll möten i en kanal

Många gör, sin vana trogen, kalenderinbjudningar från Outlook med en länk till ett Teamsmöte.

Det finns emellertid många fördelar med att hålla möten inne i en kanal. Alla kanalens medlemmar kan då se mötet i kanalen och ansluta om de vill. När mötet är slut så postas ett meddelande automatiskt som visar att mötet skett. Om mötet spelades in så postas inspelningen i kanalen så att den som missade mötet kan se inspelningen i efterhand.

5 Undvik tomma möten – Avisera deltagarna

Då många är vana vida att använda Outlook för att bjuda in till möten så är det viktigt att förstå att Teams fungerar annorlunda på vissa sätt.

Många tror att medlemmarna i en kanal får en inbjudan när ett möte bokas i kanalen. Men så är inte fallet. Mötet visas inte i deltagarnas kalender och dyker inte heller upp i deras inkorg som en inbjudan. Istället postas det bara i kanalen. Du kan alltså råka ut för att boka möten som ingen dyker upp till.

Det enklaste sättet att kombinera fördelarna med att hålla möten direkt i en kanal, med möjligheten att bjuda in specifikt, är att manuellt addera de personer du vill bjuda in när du skapar mötet.

6 Undvik att spara över viktiga dokument – Gör en kopia först

I Teams sparas alla dokument till SharePoint och alla ändringar du gör i ett dokument sparas automatiskt så snart du gör dem. Därför är det lätt hänt att oavsiktligt göra ändringar i delade dokument. Om du till exempel återanvänder en offert för kund A och gör ändringar för kund B, utan att först spara dokumentet i ett nytt namn, så skriver du över offerten för kund A.

När du arbetar med dokument i Teams bör du därför börja med att spara en kopia av dokumentet du utgår ifrån. Om du redan råkat skriva över ett dokument kan du via versionshistoriken återställa till originalversionen.

När ni samverkar kring ett dokument, så bör du emellertid inte spara olika versioner. I det fallet är det bättre att ni sätter på granskafunktionen så att alla ser hur texten utvecklas.

7 Sprid inte känslig information – Posta i rätt team

När du arbetar i Teams så hoppar du förmodligen ofta och snabbt mellan olika teams och kanaler. Då är det lätt hänt att inlägg hamnar i fel team eller kanal. I de fall du skriver känslig information är det därför viktigt att vara extra noggrann så att du inte råkar posta något på fel ställe.

Ett knep, som kan hjälpa i viss mån, är att lägga till visuella ikoner. Det gör det enklare att särskilja team från varandra. Du kan också radera ett felaktigt postat inlägg genom att klicka på de tre prickarna vid sidan av inlägget. Men om du inte gör det omedelbart så finns risken att någon redan hunnit se det.

Lycka till med din användning av Microsoft Teams!