Undvik licens-missarna i Office 365 och spara pengar
Office 365 vinner mark och det är onekligen en bra produkt som passar många företag. Men det är inte bara att köpa Office 365 och tro att allt ordnar sig. Här ett misstag som vi ser att många företag gör när de inför Office 365 och hur du kan göra istället.
Även om ni redan infört Office 365 så läs vidare. Det går nämligen att justera misstaget i efterhand!
Ta inte höjd för framtiden
Den största fördelen och den största nackdelen med Office 365 är alla dess möjligheter. Som beställare kan det vara svårt att sätta sig in i allt. Därför köper många mer än de behöver.
”Vi ska ha minst licens X för våra krav”, är ett resonemang vi ofta hör. Och sedan släpper man igenom detta för hela verksamheten. Det vill säga:
- Man tar höjd för framtiden och väljer en mer omfattande licens direkt.
- Man väljer samma licens för alla på företaget.
Konsekvenserna blir att:
- Ni betalar onödigt mycket
- Det är svårt att få användning för allt det nya
- Införanden blir komplext och det är svårt att hinna utbilda användarna
Utnyttja flexibiliteten i Office 365-licenserna
En fördel med Office 365 är att det är kostnadseffektivt. Du behöver inte köpa ett visst antal licenser som du är bunden till i 12 månader och betala hela sjoket direkt. Istället kan du skräddarsy licenserna för din organisation och betala månadsvis för de licenser som företaget använder.
Det betyder att:
- Du kan köpa det antal licenser du behöver just nu och addera eller reducera ifall någon börjar eller slutar.
- Du kan ha olika licensnivåer (med olika mycket produkter) för olika delar av företaget.
- Du kan ge tillfälliga licenser till tillfälliga medarbetare så att de kan arbeta i er miljö men accessen stryps efter avslutat projekt.
- Du kan addera produkter som ni vill börja använda inom företaget successivt och uppgradera till ett mer omfattande licenspaket när det är mer kostnadseffektivt att göra det.
Skräddarsy licenserna för olika avdelningar
Just möjligheten att ha olika licenser för olika delar av företaget är det många som missar. Till exempel kan projektgrupper ha nytta av Teams medan HR kanske inte behöver det. Den som arbetar med beslutsstöd har hjälp av Power BI medan säljarna kan effektivisera sina kundmöten med Skype for Business.
Du kan också välja vilka produkter, inom en viss licens, som ska synas för vilka användare.
Säg t ex att en viss licensnivå är bäst kostnadsmässigt men den inkluderar mer produkter än vad som behövs för vissa avdelningar. Då kan du välja att dölja vissa applikationer.
Varför?
Jo för att förenkla för medarbetarna. Det är ofta svårt för användarna att veta vad de ska använda, när, och hur – om de har tillgång till alla Office 365s drygt 20 produkter.
Rekommendation
När vi hjälper kunder att införa Office 365 så är första steget alltid att välja licenser. Vi identifierar behoven för olika delar av organisationen och skräddarsyr en licenslösning.
Sådana kartläggningar gör vi också för företag som redan kör Office 365. En anpassning av licenserna kan nämligen göras när som helst. Det brukar leda till både kostnadsbesparingar och ett enklare användande av tjänsten för medarbetarna.
Vår rekommendation är alltså att lägga tid på licenslösningen, oavsett om ni ska införa Office 365 eller redan kör. Då får ni ut mesta möjliga nytta till minsta möjliga kostnad.
