Så här väljer du rätt verktyg i Office 365

Vilka tjänster behöver vi? Det är den första frågan du bör ställa dig när du köper Office 365 till ditt företag. Här är sju frågor att ta ställning till innan du väljer licenser och huruvida Office 365 ska ersätta eller komplettera den IT-miljö ni har idag.

Det finns många fördelar med att välja Office 365 till sin verksamhet men den stora bredden kan också vara en nackdel. Att till exempel ge access till massvis med appar kan göra det onödigt invecklat för medarbetarna – och onödigt dyrt för företaget.

Därför är det bra att redan från starten fundera igenom vilka delar ni vill använda er av i er organisation.

Sju frågor som hjälper dig på vägen

Många är ute efter Office-paketet när de väljer Office 365. En fördel med att köpa det i form av Office 365 är att du har tillgång till hela paketet både on och offline. Dessutom ingår kontinuerliga uppgraderingar.

Men det finns mycket mer i Office 365. Här är några grundfrågor att ta ställning till om du vill använda Office 365 för mer än Word, Excel och Powerpoint.

1. Vill ni ha e-post i Office 365 eller har ni en annan leverantör som ni vill fortsätta med?
2. Vill ni kunna dela mappar och dokument i Office 365? I så fall kan ni göra det i OneDrive, SharePoint och/eller i Teams. Alternativt har ni en annan tjänst för lagring och delning som till exempel Dropbox eller Googledrive.
3. Vill ni kunna ha onlinemöten eller videokonferenser så finns Skype for Business och Microsoft Teams i Office 365. Exempel på fristående tjänster för videosamtal är exempelvis Zoom.
4. Behöver ni samarbetsverktyg så finns det flera olika i Office 365, till exempel Microsoft Teams. Teams är en komplett plattform för samarbete som innehåller allt från lagring och delning av dokument, direktmeddelanden, chatt, mötesbokning osv. Därigenom kan Teams ersätta flertalet andra verktyg som exempelvis Slack (chatt), Messenger (direktmeddelanden), Google Docs (lagring, delning, co-creation) osv.
5. Behöver ni enbart samverka i dokument med stöd för versionshantering så uppfyller OneDrive, SharePoint och Teams dessa behov och utgör alternativ till exempelvis Google Docs och Dropbox.
6. Har ni behov av att rapportera tid så finns applikationen Project Online i Office 365. Eller så använder ni ett fristående verktyg för tidrapportering och forecasting som till exempel Harvest.
7. Behöver ni kunna erbjuda och hantera onlinebokning så kan Microsoft Booking vara ett användbart verktyg. Alternativt fortsätter ni med andra tjänster för bokning som exempelvis Timecenter, Easypractice.

En fördel med att använda Office 365 är att allt hänger ihop. Användaren behöver inte hoppa mellan olika applikationer och logga in på olika ställen. Det kan också bli billigare att gå över till ett samlat system.

En nackdel vid en övergång till Office 365 (om du inte redan har Office-paketet och eposten) kan vara att användarna måste vänja sig vid en ny miljö och att arbeta i verktyg de inte är vana vid.

Alla apparna då?

Ovanstående beskriver de vanligaste funktionerna i Office 365 men det finns mer att ta ställning till, i vilket fall som steg två. Det finns över 20 appar vid sidan av Officeapplikationerna (några nämns i listan ovan). Många av dem fyller dessutom liknande behov.

Här är några exempel:

• För samarbete – Delve, Teams, Yammer
• För planering – Planner, To-Do
• För att skapa presentationer – PowerPoint, Stream, Sway
• För analys – MyAnalytics, Power BI

För att underlätta för användarna rekommenderar vi företag som inför Office 365 att välja sin app-portfölj och att dölja det man valt bort för medarbetarna.

Att införa Office 365

Sammanfattningsvis så kan man införa Office 365 som en helhetslösning eller välja bara vissa delar. Många väljer Office 365 just för att de vill ha allt i samma plattform, inte minst av produktivitetsskäl. Andra börjar litet men brukar ofta över tid anamma allt fler verktyg från Office 365-sviten.

Microsofts filosofi är att tillhandahålla allt för kommunikation och samarbete. Så om du letar efter något speciellt så kan det mycket väl vara så att det redan finns i Office 365.

När vi implementerar Office 365 hos företag så hjälper vi till med rekommendationer för vilka verktyg just de ska ha, övergripande och ner på gruppnivå. Ofta finns det behov som man inte vet hur man ska lösa på ett smidigt sätt. Då kan vi föreslå kombinationer av verktyg som passar i olika sammanhang.

Oavsett omfattningen så förespråkar vi ett gradvist införande av Office 365, där man successivt ersätter externa verktyg, istället för att göra allt på en gång. Här kan du läsa mer: 6 steg för att komma igång med Office 365.