Vad IT behöver göra för att undvika problem i Microsoft Teams

Något som orsakar mycket frustration bland medarbetare är när funktioner i Microsoft Teams inte fungerar som de ska. Flera av problemen kopplar till hur man gjort införandet av Microsoft Teams och hur Teams fungerar med andra verktyg. Här är några orsaker och vad IT kan göra för att undvika problem i Microsoft Teams.

Många organisationer tvingades till ett snabbt införande av Microsoft Teams våren 2020, vilket kan visa sig i ett antal olika utmaningar nu.

Om man införde Teams utan en plan och principer för användningen så är det till exempel vanligt att man idag står med en tämligen kaotisk struktur. Antalet teams växer och det är svårt att hitta information.

Därför har ledningen en viktig roll i att ”styra upp” hur medarbetarna ska använda Teams och säkerställa att alla får den utbildning de behöver.

Det finns också utmaningar med att funktioner i Teams inte fungerar som de ska, vilka lämpligen hanteras av IT.

IT-åtgärder för att undvika problem i Microsoft Teams

Här är fem vanliga utmaningar med Microsoft Teams och vad IT kan göra för att minimera eller eliminera problemen.

1 Island mode i uppgraderingen från Skype for Business

Många organisationer valde att göra övergången från Skype for Business till Teams med så kallad ”Island mode”. Det innebär att båda plattformarna har fortsatt att fungera oberoende av varandra med begränsad integration dem emellan. Det här kan leda till att användarna blir förvirrade kring vilket verktyg de ska använda och var de hittar information.

Åtgärden är att byta till Teams Only och fasa ut Skype helt och hållet, speciellt som Microsoft kommer att stänga Skype for Business för gott under 2021.

2 Användning av Teams utan Exchange Online

Om ni börjat använda Microsoft Teams innan användarnas epost har migrerats till Exchange Online så kan detta orsaka problem i Teams. Mycket av funktionaliteten i Teams baseras nämligen på mailboxen i Exchange. Till exempel för att känna igen en användares kalender och således för att Kalender/Möten-appen ska fungera.

Lösningen är att så snart som möjligt, gärna som ett första migreringssteg, flytta användarnas e-post till Microsoft 365.

3 Avsaknad av OneDrive for Business eller SharePoint

Vissa företag har inte gjort OneDrive for Business och SharePoint tillgängligt för sin personal eller migrerat den traditionella filservern till dessa tjänster. Detta kan leda till en rad användarproblem.

Utan OneDrive for Business så finns det ingenstans för Microsoft Teams att lagra filer i chatten och användarna har inte tillgång till information. Om filer inte migreras till SharePoint-biblioteken, som är kopplade till relevanta Teams, så kommer användare att ladda upp dokument själva som del av sina konversationer i kanalerna.

Det här leder till duplicering av innehåll och inkonsekvens i versionshistoriken eftersom dokument är aktiva på flera olika ställen. Användarna blir osäkra och måste lägga mycket tid på att söka efter filer.

Lösningen är att sätta upp lagring av filer på OneDrive och SharePoint för användning tillsammans med Microsoft Teams.

4 För gammal version av Windows 10

Vissa organisationer har en alltför tidig version av Windows 10.

I tidiga versioner av Windows 10 fungerar inte synkroniseringen av filer och folders optimalt. Användare drabbas antingen av att inget synkas från OneDrive eller SharePoint eller att allt synkas (om de inte lärt sig hur de ska hantera synkningen på folder-nivå). Deras hårddisk fylls upp av att innehåll, som de inte behöver, synkroniseras varje gång som någon adderar filer till delade mappar som synkroniseras. Det påverkar också funktioner som sameditering vilket kan orsaka att applikationer crashar eller att ändringar går förlorade.

Lösningen är att alltid se till att hålla sitt Windows 10 uppdaterat (till senaste version).

5 Diverse inställningar för ordning och reda

En av de största utmaningarna med Teams är avsaknaden av informationsstruktur. Det här kan leda till flera utmaningar. Till exempel att användarna skapar nya teams huller om buller eller att man har överlappande applikationer. Detta leder till osäkerhet kring vad man ska använda när (exempelvis Yammer VS Teams).

Även om det är ledningens roll att mejsla fram designen för hur organisationen ska använda Teams så blir IT involverade i att verkställa strukturen och principerna.

Ett sätt att undvika en stökig informationsstruktur är att helt enkelt stänga av default-inställningen att vem som helst kan skapa teams. Istället kan ni ge rättigheter enbart till utvalda användare.

Ett sätt att eliminera problemet med överlappande applikationer är att stänga av det verktyg som ingen använder från Microsoft 365. Då lockas inte medarbetarna att börja använda det.

Om olika verktyg redan är i bruk så bör verksamheten först beakta vilket verktyg som är bäst i varje fall. Därefter behöver ni tydliggöra beslutet för användarna och eventuellt utbilda.

Samverkan för att undvika problem i Microsoft Teams

Microsoft Teams blev för många organisationer en livboj när alla medarbetare plötsligt behövde arbeta hemifrån. Men diverse utmaningar kan uppkomma efter en tids användning. Speciellt för de företag som inte hann göra en genomtänkt plan för införandet.

Vissa utmaningar kan IT lösa. Andra utmaningar behöver ledningen adressera. I mångt och mycket handlar det om att få till en samverkan mellan användare, IT och verksamhet.